Hilfreiche Apps für HR

Der Geschäftsführer von whatchado, Jubin Honarfar, testet regelmäßig neue Apps, die das Leben von Personalisten erleichtern können. Hier sein Resümee der letzten Jahre.

Personalmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Zahlreiche Apps und verschiedene Anwendungen versprechen Hilfe in puncto Mitarbeiterverwaltung, (interne) Kommunikation, Recruiting und Projektmanagement. Im folgenden Beitrag werden acht verschiedene – von Personalern häufig genutzte – Apps/Anwendungen kurz vorgestellt und es wird erläutert, inwiefern sie den HR-Berufsalltag erleichtern können.

Umfassende Mitarbeiterverwaltung

Bekannt auch als das »HR-Betriebssystem« unter den HR-Apps, gilt die All-in-One-Software »Personio« als Allrounder für Personalverwaltung und Recruiting. Im Recruiting vereinfacht die Anwendung Vorgänge, wie das Ausschreiben von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen und hilft dabei, sämtliche Bewerberdaten und Unterlagen effizient und übersichtlich zu verwalten. Auch bei Verwaltungsaufgaben wie On- und Offboarding-Prozessen unterstützt die App Personaler dabei, die Prozesse optimal zu planen und strukturiert durchzuführen.
Lästige Excel-Sheets, in denen bis dato jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit händisch erfassen musste, können dank Personio für immer in die Mülltonne verfrachtet werden. Entgeltabrechnungen, Verträge und Studienbescheinigungen können in einer digitalen Personalakte gesichert werden. Auch im Bereich Entwicklung und Performance kann die App behilflich sein, denn individuelle Zielvereinbarungen können mit den Mitarbeitern festgelegt und Bonuszahlungen automatisch berechnet werden. Natürlich gibt es viele andere Apps, die ähnliche Dienste erledigen – Personio ist derzeit die meistgenutzte unter ihresgleichen.

Interne Kommunikation

Für die firmeninterne Kommunikation ist nach wie vor der Instant-Messaging-Dienst »Whats­App« sehr beliebt. Ein Grund dafür ist sicherlich der alltägliche Gebrauch auch außerhalb der Arbeitszeiten. Die Funktionsweisen der App sind bekannt, keine komplizierten Anwendungen müssen gelernt werden, da sowieso fast jeder die App auf dem Smartphone hat. Der Vorteil: Man kann sehr einfach Gruppen erstellen – beispielsweise die »Marketing Gruppe«, die »Was-essen-wir-zu-Mittag-Gruppe« etc. – und mit diesen Gruppen Informationen und kurze Updates, aber auch Fotos, witzige Emoticons und Links teilen. Vor- und Nachteil zugleich: die Vermischung von privaten und beruflichen Nachrichten. Diejenigen, die kein Problem damit haben, eigenständig für eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu sorgen, sind mit Whats­App gut beraten. Wer seine beruflichen und seine privaten Angelegenheiten lieber auseinanderhält, dem sei zu einem separaten Firmenhandy – oder einer zweiten Sim-Karte geraten.
Die kurze Nachricht über WhatsApp ins Büro nebenan, wann der Kollege Mittagessen geht, bedeutet auf jeden Fall keinen sonderlich großen Mehraufwand. Vor allem nicht, wenn man die WhatsApp-Desktop-Anwendung nutzt und den Chatverlauf auch auf dem Computer verfolgen und jederzeit antworten kann. Die Frage wäre, ob es nicht viel netter ist, einfach kurz beim Kollegen vorbeizuschauen und persönlich nachzufragen?
Unternehmen wie Daimler haben darüber hinaus auch bereits WhatsApp im Recruiting erfolgreich eingesetzt. Man muss nur festhalten, dass es ausschließlich für den Kontakt mit Bewerbern für ihre Ausbildungsberufe Anwendung gefunden hat. Vielleicht auch mehr Marketing-Gag als tatsächliches Recruiting, da die Kampagne von Daimler mediale Aufmerksamkeit gefunden hat.

Als eine Alternative zu WhatsApp wird in vielen Unternehmen die Online-Plattform »workplace«, besser bekannt auch als »das firmeninterne Facebook« verwendet. Weltweit nutzen Organisationen und Unternehmen die Facebook-Tochter-Anwendung, um mit ihren Kollegen zu kommunizieren und sich firmenintern auszutauschen. Der wohl größte Vorteil gegenüber anderen Anbietern ist dabei (ähnlich wie bei WhatsApp) die vertraute Nutzungsweise. Denn workplace hat genau denselben Aufbau wie die Social-Network-Seite Facebook: Grundlegende Dinge wie der News Feed, die Möglichkeit, Gruppen zu erstellen und in ihnen oder über die Chatfunktion Informationen zu teilen oder nützliche Features wie Live, Reactions, Search und Trending Posts sind eins zu eins dieselben. Wer also einmal Facebook verwendet hat, der wird auch workplace sofort verstehen. Besonders witzig: Eine gesonderte workplace FUN Gruppe – wie wir sie bei whatchado unter dem Namen whatchaFUN gegründet haben – in der witzige (nicht alltägliche) Momente in Form von Fotos, GIFs oder Screenshots gepostet werden können, für all diejenigen, die zwischendurch eine witzige Abwechslung brauchen oder einfach mal wieder herzhaft lachen möchten. workplace wird jedoch insbesondere bei whatchado dafür eingesetzt, relevante Informationen an alle Mitarbeiter zu kommunizieren, da einige im Home Office bzw. beruflich viel unterwegs sind. Auch werden Abstimmungen bzw. Umfragen unter Mitarbeitern über workplace geführt, da die Erreichbarkeit eine sehr hohe ist. Aber auch hier gilt: Das Engagement der Mitarbeiter, das Tool auch zu verwenden, muss man immer proaktiv fördern, da mit der Zeit sonst immer die »üblichen Verdächtigen« eine Interaktion (Like, Kommentar) auslösen.

Social-Media-Recruiting

Das Post&Pray-Verhalten im Recruiting hat schon seit Längerem ausgedient. Um die klugen Köpfe zu rekrutieren, muss man aktiv werden. Active Sourcing, also die Direktansprache potenzieller Kandidaten, funktioniert vor allem über webbasierte soziale Netzwerke, wie ­LinkedIn oder XING, die vordergründig zur Pflege bestehender Geschäftskontakte und zum Knüpfen von neuen, geschäftlichen Verbindungen genutzt werden. Der Fach- und Führungskräftemangel bringt Recruiter dazu, aktiv zu werden und vor allem passive Kandidaten direkt anzusprechen. Denn auch diese sind grundsätzlich offen für interessante, passgenaue Stellen. Dafür empfiehlt es sich, Plattformen wie LinkedIn oder Xing zu verwenden, denn hier steht das Jobangebot nur in Konkurrenz mit dem aktuellen Job. Manche sozialen Netzwerke bieten hierfür eigene Recruiting Tools an, die mithilfe bestimmter Filtermöglichkeiten und Reminderfunktionen gezielt nach potenziellen Kandidaten suchen. Wie immer im Recruiting stellt sich hier auch immer die Frage nach Kosten/Nutzen.

Projektkoordination

Die Projektmanagementsoftware »Trello« wird in den unterschiedlichsten Arbeitsbereichen und Berufen zur Projektkoordination eingesetzt. Gemeinsam mit anderen Mitarbeitern können mithilfe dieser Anwendung Boards und Listen erstellt werden, die von allen Mitbenutzern beliebig bearbeitet und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden können. Im HR kann Trello besonders nützlich sein, um: die Karriere-Website zu überarbeiten, eigene Projekte zu koordinieren und To-do-Listen zu schreiben, aber auch um Bewerbern abzusagen oder Einladungen für Bewerbungsgespräche zu verschicken.
Smarte Visitenkarten
Nicht unüblich im Leben eines Personalers ist es, auf (HR-)Veranstaltungen unterwegs zu sein, um Menschen kennenzulernen und dabei Visitenkarten zu sammeln. Jede Menge Visitenkarten. Wer (gefühlt) schon so viele Visitenkarten gesammelt hat, dass er sich das Wohnzimmer damit tapezieren könnte – wenn die Hälfte davon nicht sowieso bereits in den Tiefen von Umhängetaschen oder Hosentaschen verloren gegangen ist – für den könnte die App »Ever­note Hello« interessant sein. Dieser Cloud-Dienst dient dem schnellen Hinzufügen und Verwalten von Kontakten. Daten können manuell eingegeben werden – oder man scannt einfach die Visitenkarte. Ein Schnappschuss fügt den Daten auch ein Gesicht hinzu. Visitenkarten-Sammel-Alben werden damit hinfällig.

Intelligente Kuchen backen

Hier geht es tatsächlich weniger um Kuchen, sondern viel mehr um Rezepte: »IFTTT« ist ein Dienstanbieter, der es erlaubt, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verknüpfen. IFTTT steht für »if this then that« und hat die Fähigkeit, zwei Punkte (Tools) im Internet miteinander zu verbinden. Der »this«-Teil eines Rezepts wird Trigger (Auslöser) genannt. Der »that«-Teil eines Rezepts wird Aktion genannt. Die Kombination aus Trigger und Aktion ergibt ein sogenanntes »Rezept«. Die App erlaubt, die individuelle Verknüpfung von Webanwendungen von mehr als 250 verschiedenen Diensten (Twitter, Telegram, Foursquare, Facebook etc). Eine sehr einfache Funktion – macht sie zu einer sehr mächtigen und interessanten App. Denn jeder kann sich mit der App seinen eigenen »Lieblingskuchen« backen: Nicht nur verschiedene Social-Media-Kanäle können hier gemeinsam gesteuert werden, auch Internet-Recherchen können einfach durchgeführt und verschiedenste relevante Themen rund ums HR im Internet durchgehend beobachtet oder Recherchen zu potenziellen Kandidaten durchgeführt werden.

Wie man sieht, gibt es eine Auswahl an Möglichkeiten, wie man seine tägliche Arbeit effizienter gestalten kann. Um tatsächlich das passende Tool für sich zu finden, muss man einige ausprobieren, um sicherzustellen, welche Anwendungen zu den gängigen Prozessen passen und auch den Bedarf abdecken. Seit der Gründung von whatchado im Jahr 2012 haben wir sicherlich schon an die 100 Tools getestet. Und es kommen täglich Neue auf den Markt.