Worauf es bei einer guten Seminarverwaltungssoftware ankommt, erklärt Thomas Wolf in diesem Interview.
Worauf sollten Trainer und Unternehmen bei der Auswahl einer Seminarverwaltungssoftware achten?
Eine Seminarverwaltungssoftware sollte flexibel und anpassbar sein, damit die Prozesse im Unternehmen gut unterstützt werden. Und sie sollte Möglichkeiten bieten, auch auf individuelle Wünsche der Kunden eingehen zu können. Ich habe oft beobachtet, dass zwar wesentliche Stammdaten in einer zentralen Seminarsoftware erfasst werden, dass aber für viele, eigentlich einfache Anforderungen noch zusätzlich externe Listen geführt werden. Also wird doppelt gearbeitet. Eine gute Integration in die Unternehmens-EDV ist auch wichtig. Das erfordert Schnittstellen zu anderen Bereichen, wie z. B. der Buchhaltung oder eine Verknüpfung mit dem Webauftritt, oder Import & Export von Dateien, wie z. B. Meldedaten für Behörden.
Welche Funktionen bietet Ihre Software?
Zunächst muss festgestellt werden, dass es sich bei SeSAM um eine Backoffice-Lösung handelt, es bietet selbst keine Web- oder Online-Möglichkeiten, allerdings ist eine Schnittstelle für direkten Zugriff auf eine Homepage verfügbar für einen problemlosen Datenaustausch mit dem Webauftritt. Den Kern des Systems bildet das komplette SpACE Adressen- und Kontaktmodul für allgemeine CRM-Funktionalität, das bringt Flexibilität und Einheitlichkeit bei Trainern, Teilnehmern, Rechnungsempfängern, Veranstaltungsorten und sämtlichen Kontaktdaten im System.
Welche Vorteile bringt sie für Trainer bzw. Unternehmen?
Vor allem ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis, weil es sich um ein kompaktes System bei gleichzeitig großem Funktionsumfang bereits in der Standardversion handelt, und die Integration mit der Adressenverwaltung bringt hohe Flexibilität mit sich. Für weiterführende Bereiche sind andere Module, z. B. für Rechnungserstellung oder Todo-Listen, verfügbar.
Besonders interessant dürfte sein, insbesondere für kleine Organisationen, dass keine jährlichen Fixkosten für Wartung oder ähnliches anfallen. Und dank der homogenen Stammdaten im Adressenmodul kann eine definierte DSGVO Datenschutzstrategie des Unternehmens gut umgesetzt werden.
Obwohl es sich um eine klassische Desktop-Anwendung handelt, ist es eigentlich ein offenes System, gewissermaßen »open source«. Die eigenen Daten am Datenbank-Server sind prinzipiell verfügbar, und wenn die Anwendung im Rahmen einer Entwicklungslizenz betrieben wird, kann auch selber am System programmiert werden. Einer meiner Anwenderkunden hat die Erweiterung in die eigene Hand genommen, dort programmiert der EDV-Leiter spezielle Auswertungen und Berichte auf Anforderung der Kollegen selbst.
Wie kann sie individuell angepasst werden?
Das System ist bereits out-of-the-box bzw. unmittelbar nach Installation/Einrichtung verwendbar, sowohl der Adressen- als auch der Seminarteil bieten dann noch Einstellmöglichkeiten über Optionen und frei definierbare Wertebereiche.
Aber erfahrungsgemäß gibt es immer individuelle Anforderungen, weshalb die Programmierung einer Business-Anwendung in den meisten Fällen sinnvoll ist. Das kann von Anpassungen bei Beschriftungen, Ein/Ausblendung von Feldern, über die Erstellung von speziellen Zusatzfunktionen und Auswertungen bis hin zum kompletten Austausch der Bedienoberfläche reichen. Dank der Vor-Ort-Betreuung der Kunden im Raum Wien sind auch Kontinuität und Weiterentwicklung garantiert, das langlebigste System auf Basis der SpACE Plattform ist mittlerweile über 20 Jahre im Einsatz und wurde permanent weiterentwickelt und an neue, aktuelle Anforderungen angepasst.
