Durch Feedback Zukunft gestalten

Die Mitarbeiterbefragung dient bei UNIQA als Baustein zu einer besseren Unternehmenskultur.

Ehrliches Feedback ist eine Herausforderung. Nicht nur für den, der einem anderen Menschen den Spiegel vorhält, sondern genauso für denjenigen, der in diesen hineinblicken muss. Die Rückspiegelung an Kollegen, Mitarbeiter oder Führungskräfte verlangt von beiden Seiten Mut und Respekt. In heterogenen Konzernkulturen wie bei UNIQA mit seinen knapp 14 000 Mitarbeitern in 18 Ländern sind es aber genau diese Offenheit und dieser Mut, die über die Zukunft und Vitalität einer Unternehmenskultur entscheiden. Darum fördert UNIQA seit Jahren den offenen und vertrauensvollen Austausch unter seinen Mitarbeitern und versteht Feedback als zentrales Element seiner Unternehmenskultur.
Ausdruck davon sind der hohe Stellenwert von transparenten Informationsflüssen, die nachdrückliche Förderung von Teamwork sowie die konsequente Nutzung des persönlichen Dialogs zur individuellen und damit auch gemeinschaftlichen Weiterentwicklung.
Feedback ist eine Handlung, die in der Beziehung zwischen zwei Menschen getätigt wird. Ihr Gelingen hängt freilich immer von den beteiligten Personen ab. Das Unternehmen kann darauf nur insofern Einfluss nehmen, als es Möglichkeiten zum Feedback institutionalisiert und Führungskräfte dazu motiviert, mit guten Beispielen Schule zu machen. UNIQA institutionalisiert Feedback in:

• jährlichen Mitarbeitergesprächen,
• Bedarfserhebungen zur individualisierten Fortbildung,
• verpflichtenden Assessments bei Besetzung von Leitungsfunktionen,
• Potenzialanalysen und Development-Center zur Erfassung individueller Fähigkeiten von Mitarbeitern,
• 360-Grad-Feedbacks zur besseren Einschätzung der Kompetenzen von Führungskräften.

Ein weiterer, zentraler Baustein zur Festigung der Feedback-Kultur ist die umfassende UNIQA Group Mitarbeiterbefragung, die seit 2017 mit dem Beratungsunternehmen EUCUSA durchgeführt wird.

Entwicklung der Mitarbeiterbefragung

2017 hat UNIQA den Entschluss gefasst, durch eine Mitarbeiterbefragung KPIs als Kennzahlen für die Steuerung von HR-Aktivitäten zu ermitteln und international einsetzbar zu machen. Die Mitarbeiterbefragung wurde von ­EUCUSA maßgeschneidert entwickelt und gemeinsam mit dem UNIQA-Projektteam durchgeführt. Schwerpunkte dabei waren die Themen Arbeitssituation, Arbeitsabläufe, Führungskultur, Zielorientierung, berufliche Entwicklung sowie Unternehmensimage.

Erkenntnisse aus dem Projekt:

• Eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung ist sinnvoll.
• Die Beteiligung war höher als erwartet.
• Die Ergebnisse waren klar und haben Potenziale offenbart.
• Stärken wurden offensichtlich, was für weitere Employer-Branding-Maßnahmen wertvoll war.
• Die offene interne Kommunikation und Informationspolitik rund um die Befragung trug maßgeblich zum Erfolg bei.

2018 wünschten sich mehrere UNIQA Konzerngesellschaften spezifisch-lokale Zusatzfragen, die in die allgemeine Mitarbeiterbefragung mitaufgenommen wurden. 2019 wurde in Öster­reich abermals eine umfassende Mitarbeiterbefragung durchgeführt. Fokus dabei war die kontinuierliche Weiterentwicklung des Verbesserungsprozesses durch Umsetzungs-Monitoring (in Form des von EUCUSA zur Verfügung gestellten Tools »Action Tracker«), die Quantifizierung von Soft-Facts und positive Einflussnahme auf Führungs- und Fehlerkultur. Die Ergebnisse stützten die Aussagen aus den Vorjahren, lieferten aber auch neue Erkenntnisse zu Themen wie Generationen, Karrierechancen für Frauen und Fehlerkultur. Sämtliche Resultate hatten sich im Vergleich verbessert. Die Gesamtzufriedenheit der Mitarbeiter stieg von 2017 auf 2019 von 77 auf 82 Punkte. Top bewertet wurden die Unterstützung durch die jeweilige Führungskraft, die Attraktivität von UNIQA als Arbeitgeber und die Förderung der Eigenverantwortung. Im selben Jahr entschied sich die Konzerngesellschaft in der Ukraine erstmals für eine Teilnahme. Die Teilnahmequote lag bei 73,7 %, der UNIQA Index bei 76. Topwerte gab es bei Unterstützung durch die jeweilige Führungskraft, Arbeitszeitmodell sowie Attraktivität von UNIQA als Arbeitgeber. Massive organisatorische Umstrukturierungen der Aufbauorganisation erforderten im März 2020 eine Anpassung des »Action Tracker« (Monitoring der Maßnahmen-Umsetzung) an die neue Struktur. Für 2021 ist bereits der dritte Zyklus der Mitarbeiterbefragung in Österreich und der zweite Zyklus in den internationalen Konzerngesellschaften geplant.

Wichtige Erfolgsfaktoren

Folgende Faktoren waren für den Erfolg der Mitarbeiterbefragung ausschlaggebend:

• Bereits der erste Befragungs-Zyklus hatte die Aufmerksamkeit des Vorstands.
• Die Mitwirkung des Betriebsrats brachte positive Verstärkung.
• Offene und begleitende Kommunikation sicherten das Verständnis und die Bereitschaft zur Teilnahme.
• Flexibilität des Instruments der Mitarbeiterbefragung im Falle von Veränderungen in der Organisation und lokalen Anforderungen.
• Erkenntnisse wurden integriert und die Methodik der Befragung weiterentwickelt.
• Hohes Umsetzungsengagement der Führungskräfte nach Vorliegen der Ergebnisse.
• Den Erkenntnissen folgten Maßnahmen – ein wesentlicher Faktor, um einen Sinn darin zu sehen, sich bei der nächsten Befragung wieder zu »beteiligen«.

Positive Wirkung durch die Umsetzung der Maßnahmen

Ein wesentlicher Faktor für den nachhaltigen Erfolg der Mitarbeiterbefragung war die umgehende Einleitung von Maßnahmen und die damit einhergehende Initiierung eines stetigen Verbesserungsprozesses. Zur Analyse und Ausarbeitung von Aktionsplänen auf Teamebene hat UNIQA dabei auf das Hilfsmittel des »Action Tracker« zurückgegriffen. Alle Aktionen zur Verbesserung sind verpflichtend in den »Action Tracker« einzutragen. Der Status ist einmal pro Quartal zu aktualisieren. So wurden in Österreich im ersten Quartal 2020 531 Maßnahmen gesamt erfasst. Die meisten zu den Bereichen Arbeitsabläufe (ca. 39 %) und Arbeitssituation (ca. 25 %). Die Top 5 Maßnahmen betreffen die Aspekte Zusammenarbeit mit anderen Bereichen, Qualität von Besprechungen, EDV-Systeme, unbürokratische Entscheidungen und Weiterbildungsangebot. Die im Q1 dieses Jahres über uns hereinbrechende Corona-Krise hat die Arbeit an den Verbesserungsmaßnahmen mit dem Action Tracker nicht gestoppt – ein Beweis, wie hartnäckig und ernsthaft das Ziel einer feedbackfokussierten Unternehmenskultur von UNIQA verfolgt wird.

In der Krise werden bestimmende Kulturelemente besonders deutlich. Es gibt sozusagen eine »Stunde der Wahrheit«. »Was macht mich stolz?« könnte also eine wichtige Reflexionsfrage nach Durchstehen der akuten Phase der Krise sein, mit der sich die Organisation beschäftigen könnte.

Fazit
Die von EUCUSA entwickelte Mitarbeiterbefragung hat nicht nur den ursprünglichen Auftrag, KPIs als Kennzahlen zur Steuerung von HR-Aktivitäten zu erhalten, erfüllt, sondern bei UNIQA auch zur Einleitung eines laufenden und spürbaren Verbesserungsprozesses geführt. Das Instrument EUCUSA Mitarbeiterbefragung hat zudem genügend Flexibilität bewiesen, um sich rasch an neue länderspezifische oder organisatorische Anforderungen und Umstrukturierungen anpassen zu lassen.