Dieser Spruch gilt leider oft auch beim Führen von Mitarbeitern im Home-Office.
Dabei sind gerade sie oft sehr verunsichert.
Führungskräfte sollten, besonders wenn Mitarbeiter im Home-Office sind, regelmäßig Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern führen. Im Optimalfall viel häufiger als einmal pro Jahr. Das rät der Managementberater und Führungsexperte Hans-Peter Machwürth im Gespräch mit TRAiNiNG.
Herr Machwürth, Feedbackgespräche gehören in vielen Unternehmen zum Standardführungsrepertoire. Warum?
Regelmäßige Mitarbeiter- und Feedbackgespräche steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ihre Arbeitsmotivation. Außerdem sind sie für eine systematische Personalentwicklung wichtig. Das sollten sich Führungskräfte gerade in Zeiten wie den aktuellen in Erinnerung rufen, in denen sich Corona-bedingt die Rahmenbedingungen der Arbeit sowie deren Inhalte und Ziele oft wandeln.
Warum ist das so?
In ihnen müssen Führungskräfte ihren verunsicherten Mitarbeitern noch häufiger als in normalen Zeiten eine Orientierung geben, was es warum zu tun gilt; außerdem eine Rückmeldung über ihr Verhalten und ihre Leistung.
Geschieht dies derzeit in einem ausreichenden Maß?
Leider nein. Schon in normalen Zeiten sprechen viele Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern zu wenig über deren Arbeit sowie die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. In Krisenzeiten, in denen die Führungskräfte meist selbst unter einer erhöhten Anspannung stehen, ist das gehäuft der Fall. Insbesondere die Mitarbeiter im Home-Office geraten im Führungsalltag dann schnell in Vergessenheit, weil sie sozusagen nicht präsent sind. Und weil mit ihnen auch der sonst übliche Smalltalk zwischen Tür und Angel oder in der Kantine entfällt, findet bei ihnen oft zwar noch eine allgemeine Information zum Beispiel im wöchentlichen Video-Call, aber letztlich keine Führung mehr statt.
Was können Unternehmen kurzfristig dagegen tun?
Ihre Personalleitung kann zum Beispiel Richtlinien für die Führungskräfte verfassen, was beim Führen von Mitarbeitern im Home-Office zu beachten ist. Schließlich ist diese Aufgabe für viele noch recht neu. Eine Empfehlung kann lauten: »Führen Sie mit jedem Mitarbeiter im Home-Office alle zwei, drei Wochen ein Mitarbeiter- und Feedbackgespräch – sei es per Telefon oder online. Empfohlene Dauer: mindestens 20 Minuten; mögliche Inhalte: …«
Was sollte das Ziel dieser Gespräche sein?
Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräche haben nicht das primäre Ziel, Probleme bei der Alltagsarbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeiters und seiner Führungskraft in einem Zeitabschnitt betrachtet werden, um zu klären, wie die Arbeit bzw. Zusammenarbeit verbessert werden kann. Das gilt auch in Corona-Zeiten. Hier kann der Zeitabschnitt auch lauten: seit Anfang November, seit wir wegen der gestiegenen Corona-Fallzahlen wieder verstärkt im Home-Office arbeiten. Rückblickend zu betrachten und zu besprechen gibt es in diesem Zeitraum gewiss genug, weil sich in ihm die Rahmenbedingungen erneut stark gewandelt haben.
Was sollte man beim Planen solcher Gespräche beachten?
Weil in ihnen die Vergangenheit reflektiert werden soll, erfordern Feedbackgespräche eine Vorbereitung von beiden Seiten. Folglich sollten sie terminiert sein. Hinzu kommt: Feedback ist nur wirksam, wenn es konkret ist. Hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.
Und dann haben die Gespräche eine hohe Qualität?
Das kann man so allgemein nicht sagen. In vielen Unternehmen ist das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen sozusagen Pflicht. Das ist an sich gut! Zuweilen führt dies aber dazu, dass die Führungskräfte die Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung »Vollzug« zu melden. Entsprechend ist die Qualität der Gespräche. Diese Gefahr ist besonders groß, wenn die Führungskräfte selbst unter Anspannung stehen. Das ist in Corona-Zeiten gehäuft der Fall.
Was kann man dagegen tun?
In der Praxis empfiehlt sich oft folgendes Vorgehen: Nach jedem Mitarbeitergespräch füllen Führungskraft und Mitarbeiter online unabhängig voneinander einen Fragebogen aus und senden ihn zum Beispiel an die Personalabteilung.
Welche Fragen sollte dieser Fragebogen enthalten?
Er kann Fragen enthalten wie:
- Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf?
- Als wie funktional erwies sich die genutzte Technik?
- Wie empfanden Sie die Gesprächsatmosphäre?
- Wie lange dauerte das Gespräch?
- Wurden in ihm auch Entwicklungsthemen erörtert?
- Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Partner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?
Eine solche Rückmeldung an die Personalabteilung garantiert zwar noch keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche; sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Das ist gerade in der aktuellen Zeit wichtig, in der alle Beteiligten noch recht wenig Erfahrung mit der virtuellen Zusammenarbeit und dem Führen von Mitarbeitergesprächen per Telefon oder Video-Call haben. Tauchen zum Beispiel in den ausgefüllten Fragebögen immer wieder bestimmte Wünsche der Gesprächspartner auf, kann hieraus eine weitere Empfehlung der Personalabteilung an die Führungskräfte resultieren.
Wie lange sollte ein Mitarbeiter- oder Feedbackgespräch dauern?
In normalen Zeiten, wenn die Feedbackgespräche nur im Zwei-, Drei-Monatsrhythmus stattfinden, gilt die Faustregel: Eine Stunde Zeit sollten Führungskräfte pro Mitarbeiter mindestens einplanen. Denn damit eventuell auch heikle bzw. persönliche Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.
Und in Corona-Zeiten?
Wenn die Gespräche in einer engeren Taktung – zum Beispiel im Drei- oder gar Zwei-Wochen-Rhythmus – stattfinden, ist die Vorgabe »mindestens eine Stunde« bei einer größeren Führungsspanne meist unrealistisch. Auf alle Fälle sollten die Gespräche aber ohne Zeitdruck und Störungen von außen erfolgen. Deshalb empfiehlt es sich, sie in Randzeiten zu führen.
Wie soll ein gutes Feedbackgespräch aufgebaut sein?
Es besteht aus folgenden Phasen:
- Reflexion der vergangenen Zeiteinheit; zum Beispiel das zurückliegende Quartal,
- Einschätzung der aktuellen Situation und
- Blick nach vorne.
Von besonderer Bedeutung ist, dass Mitarbeiter auch ein Feedback über ihre Stärken und Schwächen erhalten. Was machen/können sie gut bzw. weniger gut? Zum Beispiel bei der Selbstorganisation der Arbeit im Home-Office? Oder beim Nutzen der vorhandenen Kollaborationstools? Oder in der Online-Kommunikation mit Kollegen? Denn jeder Mensch hat blinde Flecken.
Blinde Flecken?
Blinde Flecken sind Verhaltensmuster, die uns nicht bewusst sind. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen, damit wir uns über unser Verhalten und seine Wirkung – auch in der Online-Kommunikation und virtuellen Zusammenarbeit – bewusst werden. Diese Klarheit führt zu einem Erkennen von Lernfeldern. Das ist gerade in Zeiten wichtig, in denen letztlich eine neue Kultur der Zusammenarbeit im Unternehmen etabliert werden soll.
Das klingt nach echter Arbeit für die Führungskräfte?
Ja, das regelmäßige Führen von Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeitern erfordert viel Zeit und Energie – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Doch diese Investition lohnt sich, denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen. Hierdurch reduziert sich auch der Führungsaufwand. Deshalb sollten Führungskräfte die Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern aus innerer Überzeugung führen, denn: Die Mühe lohnt sich für sie, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen – und zwar unabhängig davon, ob die Gespräche bei persönlichen Treffen oder online stattfinden.