E-Learning im Prozessmanagement

Die Bedeutung des E-Learnings hat stark zugenommen. Ganz besonders sinnvoll und effektiv kann es im Prozessmanagement eingesetzt werden.

Durch den Einsatz von E-Learning-Plattformen und -Methoden können Unternehmen ihre Mitarbeiter effizient schulen und weiterbilden, um die Abläufe zu optimieren und den Unternehmenserfolg zu steigern. E-Learning bietet mehrere Vorteile für Unternehmen, die ihre Prozessmanagementfähigkeiten verbessern möchten:
1. E-Learning ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Schulungen flexibel zu absolvieren, unabhängig von Ort und Zeit. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit (weltweit) verteilten Teams oder Standorten, da alle Mitarbeiter Zugang zu denselben Schulungsinhalten haben, unabhängig von ihrem Standort. Die Mitarbeiter können ihre Lernzeit flexibel gestalten und in ihrem eigenen Tempo lernen. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der Ressourcen und eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Weiterbildung.
2. Eine Standardisierung des Schulungsinhalts wird sichergestellt, sodass alle Mitarbeiter dieselben Informationen und Best Practices erhalten. Dies trägt zur Verbesserung der Prozesskonsistenz und -effizienz bei.
Der erste Vorteil ist auch gleichzeitig der Nachteil des E-Learnings: absolute zeitliche und räumliche Unabhängigkeit. Einerseits können Mitarbeiter auf der ganzen Welt in ihrem Tempo, im vorgegeben Zeitfenster ein E-Learning abschließen, andererseits tun sie das eben auch nicht, wenn sie nicht die notwendige Selbstdisziplin und Motivation mitbringen. Wie also sicherstellen, dass man mit dem E-Learning auch alle Betroffenen erreicht?

Praktische Anwendung

Die Integration von E-Learning in den Prozessmanagementprozess erfordert eine strategische Herangehensweise. Zunächst sollten Unternehmen ihre spezifischen Schulungsbedürfnisse identifizieren und klare Lernziele festlegen. Dies könnte beispielsweise die Einführung neuer Prozessstandards, die Schulung von Mitarbeitern in bestimmten Tools oder die Verbesserung des Verständnisses der Unternehmensprozesse umfassen. Anschließend können Unternehmen E-Learning-Plattformen oder -Tools auswählen, die ihren Anforderungen entsprechen. Es gibt eine Vielzahl von Optionen auf dem Markt, von dedizierten E-Learning-Plattformen bis hin zu Learning-Management-Systemen (LMS), die speziell für unternehmensinterne Schulungen entwickelt wurden. Sobald die Plattform ausgewählt ist, können Unternehmen relevante Schulungsinhalte erstellen oder vorhandene Inhalte anpassen. Dies kann in Form von Videos, interaktiven Modulen, Fallstudien oder Quizfragen erfolgen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Inhalte ansprechend und leicht verständlich sind, um das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Unternehmen sollten auch Mechanismen zur Überwachung des Lernfortschritts und zur Bewertung der Lernergebnisse implementieren, um Lernerfolge sicherzustellen. Im Prozessmanagement gibt es verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Mit E-Learning können diese verschiedenen Prozessrollen gezielt angesprochen und spezifische Inhalte vermittelt werden.
Allen prozessbezogenen Rollen sollten grundlegende Themen nahe gebracht werden, wie: Prozess- und Kundenorientierung, Methoden zur Erarbeitung von Prozessen (z. B. die 4-Schritte-Methode) und die Aufgaben der unterschiedlichen Prozessrollen.
Hier auszugsweise ein paar Beispiele von möglichen Inhalten für die einzelnen Prozessrollen:

• Prozessverantwortliche: Diese Rolle ist für die Planung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen verantwortlich. Durch E-Learning können sie ihr Wissen über Prozess­design, -analyse und -optimierung vertiefen. Sie können lernen, wie sie Prozesse effektiv dokumentieren, Schwachstellen identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen implementieren können.
• Prozessanalysten: Diese Rolle ist darauf spezialisiert, Prozesse zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Durch E-Learning können sie lernen, wie sie Daten analysieren, Prozesskennzahlen verwenden und Prozessmodelle erstellen können. Sie können auch lernen, wie sie geeignete Werkzeuge und Methoden zur Prozessanalyse einsetzen.
• Prozessmodellierer: Diese Rolle ist für die Erstellung und Dokumentation von Prozessmodellen zuständig. Mit E-Learning können sie lernen, wie sie Prozesse visuell darstellen, Prozessnotationen wie BPMN (Business Process Model and Notation) verwenden und Prozessmodelle effektiv verwalten können. Auch die Verwendung internen Standards kann hier vermittelt werden.

Durch die gezielte Vermittlung unterschiedlicher Inhalte an verschiedene Prozessrollen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um die Prozesse zu optimieren und den Unternehmenserfolg zu steigern. Der Einsatz im Prozessmanagement ist ein effektiver Weg, um eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zu ermöglichen.
Je nach den spezifischen Anforderungen und Komplexitäten der verschiedenen Prozessrollen kann die benötigte Dauer für das E-Learning variieren. Beispielsweise kann mit einer Kurz-Grundschulung von ca. 30 Minuten schon sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter (unabhängig ihrer Position und Aufgabe) die Grundlagen im Prozessmanagement vermittelt bekommen. Alle weiteren Rollen bauen dann mit unterschiedlicher Intensität und Dauer darauf auf.
In einem Learning Management System (LMS) gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Wissensabfrage, um den Lernerfolg zu messen und das Verständnis der Lernenden zu überprüfen:

• Quizze sind eine häufig verwendete Methode, um das erlernte Wissen zu testen. Sie bestehen aus einer Reihe von Fragen, die entweder Multiple-Choice-, Wahr/Falsch- oder offene Fragen sein können. Quizze können sowohl während des Lernprozesses als auch am Ende eines Moduls oder Kurses eingefügt werden, um das Verständnis zu überprüfen.
• Tests und Prüfungen: Das sind umfassendere Bewertungsinstrumente, die den Lernenden eine breitere Palette von Fragen und Aufgaben stellen können. Sie können aus verschiedenen Frageformaten bestehen und werden verwendet, um das Verständnis eines größeren Wissensbereichs zu messen und den Lernerfolg zu bewerten.
• Fallstudien und Szenarien: Sie stellen den Lernenden reale oder fiktive Situationen vor, in denen sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten anwenden müssen. Diese können schriftlich oder auch interaktiv gestaltet sein. Durch die Bearbeitung von Fallstudien und Szenarien können die Lernenden ihr Problemlösungsverhalten, ihre Analysefähigkeiten und ihre Entscheidungsfindungsfähigkeiten unter Beweis stellen.
• Projekte und Aufgaben: Dabei handelt es sich um praktische Anwendungen des erlernten Wissens. Lernende können individuell oder in Gruppen an Projekten arbeiten, um ihre Fähigkeiten in der Umsetzung von Konzepten und Techniken zu demonstrieren. Projekte und Aufgaben bieten eine praktische Möglichkeit, das Gelernte in realen oder simulierten Situationen anzuwenden.

Während Quizze, Tests und Prüfungen durch das Hinterlegen der richtigen Beantwortung mehr Vorbereitung, jedoch wenig bis keine (manuelle) Auswertung benötigen, ist besonders bei Fallstudien, Szenarien, Projekte und Aufgaben eine Bewertung durch eine fachlich versierte Person nötig. Dies sollte bei der Planung der Überprüfung des Lernerfolges immer berücksichtigt werden.
Zusätzlich können durch Diskussionsforen die Interaktion und der Austausch gefördert werden. Diskussionen können in Form von Frage-Antwort-Runden, Gruppendiskussionen oder Peer-Feedback stattfinden. Diese interaktiven Elemente ermöglichen den Lernenden, ihr Wissen zu teilen, verschiedene Perspektiven zu erhalten und ihr Verständnis zu vertiefen.