Um als Unternehmen erfolgreich mit KI zu arbeiten, braucht es einerseits eine konkrete Strategie und andererseits Guidelines für die Nutzung.
Eine im Jänner 2024 von Statista veröffentlichte Umfrage für Deutschland weist aus, dass in deutschen Unternehmen nur ca. 36 % der Unternehmensangehörigen ChatGPT nicht nutzen. Daten für Österreich liegen uns leider nicht vor. Das bedeutet wohl: Auch wenn ein Unternehmen noch keine KI-Strategie oder KI-Richtlinien erarbeitet oder Lizenzen zugekauft hat: Angehörige dieses Unternehmens nutzen KI-Systeme bereits für das Erledigen beruflicher Aufgaben. In manchen Bereichen sind es auch in Österreich vielleicht schon mehr als die Hälfte der Belegschaft. Denn die Existenz verschiedener KI-Instrumente, die sehr hilfreich sind, ist alles andere als ein Geheimnis. Das OpenAI-Produkt ChatGPT steht auch in Europa allen zur Verfügung. In seiner Basis-Version ist es gratis nutzbar. Gerade beim Erstellen oder Editieren von Texten, beim Zusammenfassen von Texten – ganz generell bei jeder Arbeit mit Texten – leistet ChatGPT hervorragende Dienste. Jugendliche nutzen es für Schulaufgaben, Studierende für ihre Seminararbeiten und darüber hinaus – und Berufstätige für viele Arbeiten, die in ihrem beruflichen Alltag anfallen, z. B. Textarbeiten, Datenanalysen, für sonstige Berechnungen, für das Erstellen von Bildern (über Dalle 3 oder über andere Anbieter wie Midjourney) und für einiges mehr. KI-Systeme werden also in den Unternehmen bereits von der Belegschaft genutzt, ob mit oder ohne Richtlinie/Erlaubnis. In Österreich handelt es sich beim genutzten Produkt aufgrund Verfügbarkeit und Bekanntheit vorwiegend um ChatGPT von OpenAI, nur langsam sprechen sich Google Gemini oder Anthropic Claude herum.
Empfehlungen für Unternehmen
Wir empfehlen folgende 4 Schritte:
- Richtlinien für die gesamte Belegschaft erstellen
- Quick Wins realisieren
- Aufbau von Know-how
- Auf Basis der Rückmeldungen und der KI-Entwicklungen Strategie für die Zukunft erstellen.
1. Richtlinien:
Unternehmensangehörige nutzen, wie oben beschrieben bereits KI-Systeme für das Erledigen ihrer beruflichen Aufgaben. Das geschieht u. U. ohne das dafür notwendige Wissen (Schutz sensibler Daten, DSGVO usw.) und auf eine Art und Weise, die das Unternehmen nicht im möglichen Ausmaß davon profitieren lässt. Es ist daher wichtig, diese Nutzung in geordnete Bahnen zu bringen.
Das Verwenden von OpenAIs ChatGPT in der Basisversion oder ChatGPT Plus kann nicht im Sinne des Unternehmens sein. Das gilt auch für die Basis- oder Gratisversionen anderer Hersteller. Aktuell ist die Team-Lizenz von ChatGPT die beste Wahl für den generellen Einsatz von generativer KI. Diese Lizenz kostet 30,– € pro Person. Richtlinien sind zu erstellen, in denen klar und detailliert geregelt ist, in welcher Form, in welchem Ausmaß, in welchen Bereichen und mit welchen Instrumenten die Nutzung von KI-Systemen gewünscht/erlaubt ist. Die Kommunikation dieser Richtlinien sollte sowohl schriftlich als auch in Form kurzer Schulungen/Einführungen geschehen.
2. Quick Wins realisieren
Wir schlagen folgende Vorgehensweise vor:
Kommunikation an die gesamte Belegschaft: Wer KI-Systeme nutzen/probieren will, soll sich melden und wird dann mit einer Lizenz ausgestattet. Ohne diese Lizenz oder abseits dieser Lizenz dürfen KI-Systeme nicht genutzt werden. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen stets weiß, wer KI einsetzt.
Im nächsten Schritt erfolgen Schulungen. Unserer Erfahrung nach ist eine dreistündige Einschulung ausreichend:
Wer das KI-System nutzt, soll Bericht erstatten, z. B. monatlich:
• Was habe ich mit KI gemacht?
• Was davon war besonders erfolgreich?
• Was hat nicht so gut funktioniert?
• Was würde ich unbedingt weiterempfehlen?
• Meine Ideen für die zukünftige Nutzung von KI im Unternehmen.
Durch diese einfachen Maßnahmen und geringen Investitionen sind in manchen Unternehmensbereichen (abhängig von Branche und spezifischer Tätigkeit) erhebliche Qualitäts- und Produktivitätssteigerungen zu erzielen. Manche dieser Maßnahmen sind auch gleich der erste Schritt zum Aufbau von KI-Know-how.
Unserer Erfahrung nach ist es besonders vielversprechend, den interessierten Unternehmensangehörigen Raum und Zeit zu geben, mit den KI-Systemen zu experimentieren. Bei manchen wird dabei eine Neugierde entfacht, die das Entdecken neuer Anwendungsmöglichkeiten quasi garantiert. Niemand kann besser KI-Anwendungen fürs Unternehmen entdecken und entwickeln als die eigene Belegschaft!
Also ganz einfach: Lizenzen zur Verfügung stellen, einschulen, experimentieren lassen!
3. Aufbau von Know-how
KI-Wissen wird für jede Organisation von strategischer Bedeutung sein. Es ist daher mittelfristig nicht sinnvoll, KI-Wissen outzusourcen oder extern zuzukaufen. Mit dem Aufbau des Wissens über KI und deren Anwendung sollte daher möglichst bald begonnen werden. (Unserer Meinung nach sofort.)
Einerseits ermöglichen das die in Punkt 2 aufgezeigten Schritte. Andererseits bedarf es dazu auch einer strukturierten Herangehensweise:
Gründung einer Arbeitsgruppe oder einer eigenen Abteilung
Unternehmensbereiche, die zu involvieren sind:
• Personalwesen (Implementierung, Schulungen)
• IT (Installation, Administration)
• Rechtsabteilung (Sicherstellen der Rechtskonformität)
• Geschäftsführung (wegen der strategischen Bedeutung)
• Marketing (wegen der dort zu erzielenden Quick Wins)
Aufgabe der Arbeitsgruppe bzw. Abteilung ist es, KI-Wissen im Unternehmen aufzubauen, zu bündeln und zu verteilen. Es braucht eine zentralen Überblick über die KI-Aktivitäten im gesamten Unternehmen, vor allem dann, wenn KI auch abseits der generativen KI (auf die sich dieses Konzept beschränkt) eingesetzt wird, z. B. in Technik, Produktion oder Produktentwicklung. Eine weitere Aufgabe der KI-Verantwortlichen ist es, die nötigen Informationen für den folgenden Strategieprozess zu erstellen bzw. zu sammeln.
4. KI-Strategie
Im ersten Schritt gilt es abzuschätzen, in welchem Ausmaß sowohl die gesamte Branche als auch das eigene Unternehmen und insbesondere die einzelnen Unternehmensbereiche von KI-Systemen betroffen sind. Diese Einschätzung gehört in Folge laufend an die technologischen Entwicklungen der KI angepasst. Die KI-Strategie muss unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Sicherheit sensibler Daten u. a. folgende Fragen für die Zukunft beantworten:
- Welche ethischen Richtlinien liegen unseren KI-Systemen zugrunde?
- Welche Tätigkeiten werden auch weiterhin von Menschen ausgeführt?
- Welche von Menschen mit KI-Unterstützung?
- Welche von der KI – mit menschlicher Kontrolle?
- Welche Fachkräfte brauchen wir dafür?
- Welche Qualifikationen brauchen diese?
- Wenn wir Produktivitätssteigerungen erzielen können – wollen wir den Output erhöhen oder die Belegschaft reduzieren?
- Wie lässt sich die bevorstehende Revolution des Lernens integrieren?
- Ab wann das alles?
Einige unserer Vorschläge/Überlegungen dazu:
- Schnell beginnen, aber behutsam Veränderungen herbeiführen, es bleibt Zeit genug.
- Aber: Die Fristen im AI Act beachten! Für manche KISysteme ist es sicher sinnvoll, sie bis Juli 2026 implementiert zu haben.
- Vorsicht bei großen KI-Investitionen: Was heute nur mit beträchtlichem Ressourcen-Einsatz möglich ist, wird vielleicht schon in einem Jahr als kostengünstige Standard-Anwendung angeboten, die ebenfalls DSGVOkonform ist.
- Den Betriebsrat möglichst früh im Prozess an Bord holen. Für manche Maßnahmen ist das ohnedies vorgeschrieben, für andere sicher hilfreich. Es geht auch darum, Ängste abzubauen.
- So bald wie möglich Raum und Zeit für die Belegschaft schaffen, mit KI zu experimentieren. Den Einsatz begleiten, Schlüsse ziehen – Strategie entwickeln/adaptieren.
- Den Einsatz von KI-Systemen kommunizieren – auch als Employer-Branding- Maßnahme.
- Es braucht für viele der zu treffenden Entscheidungen sowohl eine rechtliche als auch eine technische Expertise – und vor allem die Kombination daraus.