So planen Unternehmen heute ihre Prozesse
Je größer und komplexer eine Unternehmen ist, desto mehr Struktur benötigt es. Für das Produkt- und Projektmanagement gibt es einige erprobte Ansätze, zu denen Scrum gehört. Das Modell wird vor allem (aber nicht nur) in der agilen Software-Entwicklung eingesetzt. Entsprechend weit verbreitet ist sie auch in Deutschland. Laut einer Bitkom-Studie nutzen vier von fünf Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern Scrum und nur 17 Prozent Kanban. Andere agile Projektmanagementmethoden werden hierzulande kaum einsetzt.
Bei Scrum geht es um einen interaktiven und inkrementellen Prozess, bei dem Teams organisiert und Produkte entwickelt werden. Dabei sollen die Mitarbeiter weitestgehend selbst entscheiden, wann und wie sie ihre Aufgaben erledigen – Schritt für Schritt. Scrum setzt auf die drei Säulen Transparenz, Inspektion und Adaption. Alle relevanten Aspekte sind sichtbar und werden häufig untersucht. Kommt es zu Abweichungen, werden die Prozesse oder Arbeitsmittel adaptiert und angepasst.
Unverzichtbar: Scrum-Schulungen
Es gibt also nicht viele Regeln und dennoch: Die Methode erfordert ein spezifisches Training und einen Scrum-Master, der sich um die Einhaltung der Regeln kümmert und Probleme beseitigt. Agile Führungskräfte fallen nicht vom Himmel, auch wenn manche Menschen besser dafür geeignet sind als andere. In der Regel müssen allerdings bestimmte Fähigkeiten entwickelt werden, die ein guter Scrum Master braucht – das erfordert Zeit (Jahre) und Übung gleichermaßen. Niemand bekommt in der Schule beigebracht, wie man einem Team bei der Bewältigung von Konflikten helfen kann. Diese Must-Have-Fertigkeiten müssen erarbeitet werden.
Wenn ein agiler Coach auf Teamebene seine Rolle voll ausfüllt, zielen seine Aktivitäten auf Verbesserungen durch schnellere und kreativere Teamgespräche, die produktive Nutzung der verschiedenen Charaktere im Team, echtes Engagement, mehr Teamverantwortung, die Beseitigung von Hindernissen innerhalb des Teams, die richtige Wahl der Maßnahmen und wichtige Gespräche auf allen Ebenen der Organisation führen, bei denen auch die harte Wahrheit ausgesprochen wird, damit es zu Veränderungen kommt.
Kanban hingegen stellt die Visualisierung der Prozesse in den Vordergrund und ist die ältere der beiden Methoden. Sie wurde erstmals in den 1940er-Jahren vom japanischen Automobilhersteller Toyota eingeführt. Wer einen Eindruck davon erhalten will, wie Kanban in Grundzügen funktioniert, schaut sich das Tool „Trello“ an. Die webbasierte Projektmanagementsoftware kam 2011 auf den Markt und wird weltweit von rund 25 Millionen Menschen genutzt. Es besteht aus Boards, die typischerweise „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Fertig“ heißen und den Prozess von Anfang bis Ende abbilden.
Kanban oder Scrum?
Boards alleine verhelfen Unternehmen freilich nicht zu mehr Erfolg. Allerdings machen sie die Organisation transparent, was wiederum die Eigenmotivation der Teammitglieder steigert. Wichtig dabei ist jedoch, dass nicht zu viele Aufgaben parallel bearbeitet werden. In diesem Fall würde die Effizienz leiden. Inhalt der Kanban-Methode sind darüber hinaus kurze Meetings, in denen es um den aktuellen Stand und eventuelle Probleme geht.
Einsetzbar ist Kanban als Planungstool für die Selbstorganisation der Arbeitswoche genauso wie für Veranstaltungen oder Veröffentlichungen. Selbst der Jahresabschluss eines Konzerns kann damit organisiert werden. Hier unterscheidet sich die Methode maßgeblich von Scrum, dass sich nur für kreative Projekte und Teams eignet. Für welchen Ansatz des agilen Projektmanagements man sich entscheidet, hängt also von den Rahmenbedingungen ab und muss individuell geprüft werden.