Excel konnte bis vor einigen Jahren in jedem Betrieb vorgefunden werden; ob als Übersicht der Arbeitszeiten, Urlaube oder gar zur Projektdokumentation: Excel war überall vertreten. Mittlerweile kann das Programm sich jedoch immer weniger bewähren, mitunter aufgrund der Innovation moderner Softwares, welche Excel vielerlei übertreffen.
Excel als Tool zur Arbeitszeiterfassung
Während Excel für verschiedenste bürokratische Aufgaben verwendet wurde, so etablierte es sich in den meisten Unternehmen als beste Lösung zur Arbeitszeiterfassung, obwohl diese zahlreiche nervenzerreißende Nachteile mit sich brachte.
Anwendung von Excel
Konkret haben Unternehmer Excel-Tabellen verwendet, um darin manuell Arbeitszeiten zu dokumentieren, welche Arbeitnehmer zuvor händisch auf Stundenzetteln eingetragen haben. Besonders die Funktion Arbeitszeiten in Microsoft Excel zu berechnen oder die Differenz von Soll- und Ist-Stunden zu erstellen war sehr beliebt und erweiste sich in einigen Fällen als ziemlich praktisch. Die somit berechneten Arbeitszeiten wurden danach direkt an die Buchhaltung weitergeleitet, welche diese Daten verarbeitet und anschließend abgerechnet hat.
Nachteile von Excel
Obwohl Excel einige Vorteile hat, wie dass es beispielsweise kostenlos verfügbar ist, flexibel verwendet werden kann und umfangreich eingesetzt werden kann, wie beispielsweise in zur Projektdokumentation oder Arbeitszeiterfassung, bringt es auch zahlreiche Nachteile mit sich.
1. Fehleranfällig, intransparent und zeitaufwändig
Viele Nutzer verloren zahlreiche Nerven über die Fehleranfälligkeit von Excel. Denn es benötigte nur einen falschen Klick und all die stundenlange Arbeit war weg. Während Excel einerseits nicht transparent und sehr leicht zu manipulieren ist, ist andererseits der damit verbundene Zeitaufwand aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit und somit hohen Wahrscheinlichkeit alles erneut eintragen zu müssen unumgänglich.
2. Einfach zu manipulieren
Des Weiteren ist in Excel jeder Stundenzettel mit einem hohen Risiko bezüglich der Richtigkeit der Arbeitszeiten verknüpft, beispielsweise da manche Mitarbeiter gerne Arbeitszeiten aufrunden. Dies führt wiederum zu Misstrauen in der Firma, was nicht nur schlechte Laune, sondern auch eine niedrigere Mitarbeiterzufriedenheit und somit ineffiziente Ausführung der Arbeit bringt.
4. Nicht gesetzeskonform
Aufgrund von Änderungen der rechtlichen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung in dem EuGH Urteil 2019, welche manuelle Erfassung (wie mit beispielsweise Excel) als lückenhaft und fehlerhaft anerkennt, entscheiden sich stetig mehr Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung mit einer Software.
5. Mangelnde Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung
Der wohl größte Nachteil von Excel sind die mangelnden Optionen Arbeitszeitmodelle darzustellen. Denn wenn man sich so viel Arbeit antut und dermaßen viel Zeit in eine Tabelle, welche ohnehin manipulierte Arbeitszeiten enthält, investiert, dann erwartet man sich mindestens eine übersichtliche und realitätsgetreue Darstellung. Jedoch ist das Gegenteil der Fall. Die heutigen modernen Arbeitszeitmodelle variieren in den meisten Unternehmen je nach Arbeitnehmer, wodurch vor allem die Differenz der Soll- und Ist-Stunden leidet.
Alternativen zu Excel als Arbeitszeiterfassung
Viele Unternehmen sind in den letzten Jahren auf die moderne, innovative und flexible Lösung zur Zeiterfassung umgestiegen: Softwares. Diese wurden im Gegensatz zu Excel speziell zur Arbeitszeiterfassung erstellt und fokussieren sich auf die Bedürfnisse der Nutzer. Die Arbeit mit einer Software wie beispielsweise TimeTrack schützt Unternehmer vor manipulierten Arbeitszeiterfassungen und versichert ihnen die Korrektheit der Einträge.
Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack
TimeTrack kann nicht nur mobil und auf der Web App, sondern auch auf Terminal Geräten verwendet werden. Die darauf mit der Stempeluhr erfassten Arbeitszeiten werden daraufhin automatisch in Stundenzettel generiert, welche einfach und schnell gedruckt oder als PDF gespeichert und weiterverarbeitet werden können. TimeTrack berechnet Mitarbeiter außerdem automatisch ihre Soll- und Ist-Stunden. Doch nicht kann die Arbeitszeit-, sondern auch Projektzeiterfassung mit TimeTrack erfolgen. Diese Zeiteinträge können außerdem dazugehörigen Projekten oder Tätigkeiten zugewiesen werden, welche daraufhin automatisch in praktische Berichte und Analysen umgewandelt werden. Sie müssen sich dank der automatisierten Zeiterfassung keine Sorgen über lückenhafte oder intransparente Arbeitszeiten machen. Besonders in Unternehmen, welche mit vielen verschiedenen Programmen arbeiten, sind die vielen Möglichkeiten zur Kopplung mit Drittsystemen sehr profitabel.
Fazit
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Zeiterfassung mit Excel aufgrund der vielen Nachteile wie Ineffizienz, Zeitaufwand und Intransparenz veraltet und unzuverlässig ist. Stattdessen sind viele Unternehmen auf Software-Lösungen wie TimeTrack umgestiegen, da diese nicht nur einfach und zuverlässig zu verwenden, sondern auch gesetzlich konform sind.
