Wie es möglich ist, die Aufmerksamkeit in Online-Meetings zu halten – und was bei hybriden Meetings besonders zu beachten ist.
Wie schaffen es Führungskräfte, bei einem Online-Meeting die Aufmerksamkeit ihrer Mitarbeiter zu bekommen und zu halten?
Das beginnt schon mit dem richtigen Start. Im virtuellen Kontext fehlt uns das »im Raum Ankommen«. Umso wichtiger ist es, einen angenehmen Start zu ebnen: kurzer Smalltalk und nachfragen, wie es den Leuten geht, kann da oft schon genügen, bevor man direkt ins Thema einsteigt. Einen weiteren Einfluss auf die Aufmerksamkeit nehmen Aktivierungsmethoden, die man überlegt und passend einsetzen sollte. Wichtig ist es auch, schon von Anfang an die Erwartungen an das Meeting und dessen Ablauf zu klären. Wenn man erreichen will, dass die Leute zuhören und mitmachen, sollte man das von Anfang an klarstellen. Wenn man von Beginn an erwähnt, dass das Meeting kein Frontalvortag wird, können sich die Teilnehmer darauf einstellen. Wo wir beim nächsten Punkt wären – bitte keine Monologe, bzw. so wenige wie möglich. Halten Sie Ihre Teilnehmer aktiv, lassen Sie sie mitreden und diskutieren, sich aktiv einbringen, dann ist Aufmerksamkeit gewiss.
Welche Techniken sind dafür vorteilhaft?
Um Menschen zu aktivieren, kann man einfache Techniken anwenden, die auch im Präsenzmeeting gut funktionieren. Mein erster Tipp: Viele Fragen stellen. Das können kurze Chatfragen sein, direkt an Personen gerichtete Fragen, um deren Aufmerksamkeit zu erlangen oder aber auch rhetorische Fragen, die die Teilnehmer zum Mitdenken animieren. Auch kurze Umfragen, über Umfragetools wie Slido oder Mentimeter eignen sich als Abwechslung. Sehr gut funktionieren auch Skalenfragen (z. B. von 1 – 10), Menschen lieben es, sich selbst einzuschätzen. Das kann eine Frage zu einem spezifischen Thema sein, oder nach einiger Zeit im Meeting die Frage nach dem Energielevel, um zu entscheiden, ob es eine Pause braucht. Break-out-Sessions, also kleinere Online-Räume zum Austausch, schaffen Interaktion und bringen auch stillere Teilnehmer dazu, aktiv zu werden. Hier bitte immer auf die richtige Gruppengröße achten (nie weniger als 3 und mehr als 5 Teilnehmer zuweisen). Und als letzter Punkt: Versuchen Sie die Inhalte so interessant wie möglich zu gestalten! Überlegen Sie, was für Ihre Zielgruppe passend ist und nutzen Sie Storytelling, um Ihre Zahlen, Daten und Fakten zum Leben zu erwecken. Durch relevante Beispiele schaffen Sie es, einen Bezug zur Zielgruppe aufzubauen. Dale Carnegie hat vor knapp 100 Jahren schon gesagt: »Sprich mit Menschen über sie selbst und sie werden dir stundenlang zuhören.«
Wie schafft man es als Meetingleiter, allen gleich viel Aufmerksamkeit zu geben?
Als Moderator sollte man die Gruppe stets gut im Blick haben, stillere Teilnehmer proaktiv ansprechen und Vielredner im gegebenen Ausmaß abkürzen. Bei größeren Runden empfehle ich, mit der Funktion »Hand heben« zu arbeiten. Damit kann eine Rednerliste geführt werden und man sieht immer, wer als nächstes an der Reihe ist. Aktiveren Sie zusätzlich die Ansicht der Teilnehmer, um immer alle Namen zu sehen und versuchen Sie Leute, deren Kamerabild Sie nicht sehen, aktiv anzusprechen. Man tendiert nämlich dazu, immer die Personen anzusprechen, die man vor sich sieht.
Welche Tipps haben Sie für hybride Meetings?
Hybride Meetings bringen noch zusätzliche Herausforderungen mit sich. Das Wichtigste ist, die Online-Teilnehmer nicht zu vergessen. Am besten gibt es für die Videoübersicht einen eigenen Bildschirm, der für alle einsehbar ist. Außerdem hat die Praxis gezeigt, dass zusätzliche Moderatoren vor Ort für die virtuelle Session sehr von Vorteil sind. Das können auch einfach Personen aus der Gruppe sein, die sich für die Betreuung der Zugeschalteten den Hut aufsetzen. In den meisten Fällen leidet nämlich die Gesamtqualität des Meetings, wenn man selbst das Meeting leitet und nebenbei auch noch die virtuellen Teilnehmer betreut.
