Auch HR-Instrumente unterliegen Produktlebenszyklen. Was das für neue Produktentwicklungen bei Mitarbeiterbefragungen bedeutet, schildert Experte Mario Filoxenidis.
»Jemandem Feedback geben« ist wohl eine häufig verwendete Floskel. Wir wünschen uns Rückmeldung, um zu erfahren, ob Empfänger unserer Botschaften diese verstanden haben, was sie wahrgenommen haben oder passen unser Verhalten an etwaige Korrekturwünsche an. Oft möchten wir uns aber auch einfach Zustimmung zu Verhalten oder Maßnahmen einholen.
Führungstool: Mitarbeiterbefragung
Im größeren Firmen- bzw. Organisationszusammenhang werden Feedback-Systeme oft als Führungs-Tool eingesetzt, sei es in Form von Kunden- und Mitarbeiterbefragungen, 360-Grad-Feedback, strukturiertes Mitarbeitergespräch oder andere Systeme (KVP, Beschwerdemanagement etc.). Besondere Bedeutung kommt hier der strategischen Mitarbeiterbefragung zu. Mit ihr kann man einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung von Unternehmenszielen leisten, indem Rahmenbedingungen für engagiertes Arbeiten ermittelt und optimiert werden.
Sinnvollerweise wird so alle 2 bis 3 Jahre ein Querschnitt der Organisation abgebildet, der Status (Mitarbeiterstand, Organigramm) für den Befragungszeitraum eingefroren. In »agilen« Unternehmen kann das zunehmend ein Problem darstellen. Denn oft hat sich die Organisation selbst im Zeitraum der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Befragung schon stark verändert. Eine große Herausforderung stellt somit die immer raschere Organisationsanpassung dar. Mit reinen Online-Befragungen kann dieser Herausforderung recht gut begegnet werden, indem der Befragungsprozess digital abläuft. Bei Hybridbefragungen (Kombination Online- und Papier) oder Mitarbeiterbefragungen rein mit Papierfragebögen muss sehr gut überlegt sein, wie die Zeit zwischen Planung, Ausrollung und Ergebnisaufbereitung möglichst kurz gehalten werden kann.
Der organisatorische Aufwand darf keinesfalls unterschätzt werden. Ob für die Vorbereitung, die Kommunikation vor, während und nach der Befragung oder die Nachbereitung: Das Projektteam und die gesamte Organisation müssen Kraft und Energie einsetzen, die der Verbesserungsprozess dann »einspielen« muss. Damit das Verhältnis Input/Output stimmt, müssen die zu setzenden Maßnahmen klar herausgearbeitet werden und noch genügend Energie und Willen für die wirksame Umsetzung vorhanden sein. Auch die Ziele für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen haben sich gewandelt. Häufig wird »Employer Branding« als Hauptziel angegeben, also die gezielte Gestaltung der Arbeitgebermarke nach außen, um für das Recruiting vorteilhaftere Bedingungen zu schaffen. Themen wie »Steigerung des Mitarbeiter-Engagements«, »Begleitung eines Change-Prozesses« oder »Identifizierung guter Führung« stehen für nachhaltig denkende Auftraggeber jedoch ebenfalls im Vordergrund. Die Kommunikation nach außen ist ein Nebenziel, der Fokus wird auf das Arbeiten an der Organisationsentwicklung gelegt.
Feedback on demand
»Rasches Feedback on demand« – das sind die Ansprüche einer neuen Generation von Führungskräften und Mitarbeitern. Als Digital Natives erwarten die Mitglieder der viel zitierten Generation Y sowohl rascheres als auch häufigeres Feedback. Als Mitarbeitende fordern sie das Gespräch mit dem Chef. Und als Führungskräfte wollen sie rasche Team-Einschätzungen für gute und schnelle Entscheidungen. So ist die Feedback-Kultur derzeit im Umbruch, im Moment schießen daher zahlreiche Online-Tools wie Pilze aus dem Web, die diesen Bedarf erfüllen wollen. Das mag für operative, kurzfristige Themenbereiche ausreichend erscheinen. Wie sieht dies aber für strategische Weichenstellungen aus? Wie lassen sich Key Performance Indicators (KPIs) mit Kurzbefragungen »on demand« ermitteln? Woran kann erkannt werden, ob das richtige Ziel mit den richtigen Mitteln angesteuert wird? Und wie können kurzfristige, operative Fragestellungen rasch gelöst werden, quasi mit Hilfe eines »Assistenten, der einem im Stau die richtige Ausweichstrecke anbietet«?
Führungskraft und Projektleitung
EUCUSA löst diese Herausforderungen mit einem neuen »Feedback Monitor« für Führungskräfte, Projektleiter und Experten. Diese »Survey Sender« können im Anlassfall frei definierbaren Feedback-Gebern bereits vorgefertigte, für die Organisation maßgeschneiderte themenspezifische Fragebögen in Anwendung bringen. Mögliche Anwender sind z. B. Führungskräfte, die Feedback über die Wirkung ihrer Führungsleistung möchten, Change-Manager, die etwas über die Auswirkungen des Veränderungsprozesses erfahren möchten oder Sicherheitsfachkräfte, die den Erfolg der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen aus Sicht der Mitarbeiter ermitteln wollen.
Alle »Survey Sender« und die entsprechenden eingeladenen Teilnehmer können rasch und unkompliziert Feedback einfordern und geben. Die Ergebnisse können nach Abschluss der Befragung automatisch an alle Beteiligten gesendet werden. Mithilfe des entstandenen Handlungsportfolios können Maßnahmen abgeleitet und gleich dokumentiert werden. Die Befragung wird ausschließlich online mit themenspezifischen, kurzen Fragebögen durchgeführt. Auslöser der Befragung ist als »Survey Sender« dezentral die Führungskraft, der Change-Manager, der Projektleiter – alle sind im Organisationsbaum verortet. So können als Teilnehmer auch externe Projektmitarbeiter definiert werden. Befragungszeitraum und -ende werden ebenfalls vom »Survey Sender« festgelegt. Die Anonymität ist bei diesem Tool trotzdem gesichert. Die Ergebnisdarstellung erfolgt sofort und selbsterklärend. Und: Es können organisationsspezifische KPIs jederzeit konsolidiert ermittelt werden.
Die geänderte Rolle von HR
Bei strategischen Mitarbeiterbefragungen spielt die HR-Abteilung meist eine zentrale Rolle, übernimmt die Projektleitung und -steuerung und die Kontrolle der Maßnahmenumsetzung. Wie verändert sich diese Rolle unter den neuen Anforderungen, neuen Zielen und einer zunehmenden Dezentralisierung von Befragungen?
Sie bewegt sich noch stärker in Richtung eines HR-Business-Partners für alle Führungsebenen, bietet Stärkung als Coach und Mentor. Die Gesamtverantwortung für die Rahmenbedingungen zur Durchführung von Befragungen mittels schneller Tools bleibt bei HR. Aufgaben sind vor allem die Einführung des Systems im Unternehmen, die Vergabe von Berechtigungen, das Etablieren neuer Standard-Fragebögen, Setzen von Spielregeln. Ein zusätzlicher Nutzen ergibt sich durch die ständige Datensammlung von Kennzahlen im Hintergrund durch laufende kleinere Befragungen und Ergebnisberichte. So kann beispielsweise laufend überprüft werden, wie gut Führungsleitlinien eingehalten werden.
Fazit
Strategische Mitarbeiterbefragungen bleiben ein wesentliches Instrument, um Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement, Performance und Loyalität in Organisationen gesamthaft zu analysieren. Daneben erfordern neue Generationen mit geänderten Feedback-Anforderungen und schnellere Umweltveränderungen flexible und dennoch strukturierte Tools wie den EUCUSA Feedback Monitor. Es geht um ein »Sowohl-als Auch«, je nach Verwendungszweck, Anforderungshorizont, Zielsetzung und Aufgabenstellung.
