Auf welche Details bei Online-Mitarbeiter-Befragungen geachtet werden sollte, und welche Fehlerquellen es geben kann, lesen Sie in diesem Interview.
Was sind die Vorteile digitaler Befragungen von Mitarbeitern?
Digitale Mitarbeiterbefragungen sind inzwischen bereits der Standard, das hängt allerdings vom Unternehmen und den Anforderungen der Befragungsteilnehmer ab. Eine Online-Befragung lässt sich relativ schnell umsetzen. Das wird unter anderem dadurch möglich, dass kein logistischer Aufwand entsteht, der bei Papierfragebögen notwendig ist. Es entfällt die zentrale Datenerfassung (Scannen oder Eingabe der Antworten offener Fragen), denn die Dateneingabe erfolgt online durch die User. Und bei mehrsprachigen Befragungen kann die Fragebogensprache durch die Teilnehmer ausgewählt werden. Außerdem können die Befragungsteilnehmer bequem mit ihrem persönlichen Gerät (Computer, Tablet, Mobiltelefon) den Fragebogen orts- und zeitunabhängig ausfüllen. Da die Befragung »realtime«, also in Echtzeit, abläuft, können Befragungsstart, Reminderversand, Befragungsende und die Rücklaufkontrolle zentral administriert und kontrolliert werden. So sind z. B. auf Wunsch des Auftraggebers Verlängerungen des Befragungszeitraums möglich. Ergebnisse können rasch nach Befragungsende zur Verfügung gestellt werden, da keine Postwege und Dateneingabeprozesse anfallen.
Worauf müssen Unternehmen dabei besonders achten?
Speziell bei digitalen Befragungen ist es wichtig sicherzustellen, dass alle potenziellen Teilnehmer Zugang zur Befragung haben. D. h. sowohl technische Ausrüstung und Web-Zugang als auch persönliche E-Mail-Adresse müssen gegeben sein. Als Alternative zur E-Mail-Adresse bietet sich eine Befragung per Code Card an (persönlicher Code, der die Teilnahme über einen Link in einem Web-Browser möglich macht). Zusätzlich notwendig: die Abstimmung der unternehmenseigenen IT-Abteilung mit dem Berater bzw. Anbieter der Befragung. Hier geht es um Themen wie »Whitelisting«, Support im Bedarfsfall etc. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Einladungs-E-Mails von den Sicherheitssystemen des Unternehmens nicht als Spam klassifiziert werden. Ganz allgemein wichtig ist eine nachvollziehbare und für alle transparente Regelung, wie mit den Daten umgegangen wird (vor allem bei Zusicherung der Anonymität). Ebenso gilt es, für eine fokussierte interne Kommunikation rund um die Befragung zu sorgen, um eine hohe Rücklaufquote zu erzielen. Denn Glaubwürdigkeit und Vertrauen in den sicheren und sorgfältigen Umgang mit den Daten und Ergebnissen haben Einfluss auf die Validität des Ergebnisses und die Teilnahmequote. Gerade bei Online-Befragungen ist darauf zu achten, dass der Fragebogen recht kurz, übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet wird. Nach Abschluss, bei der Maßnahmen-Umsetzung, ist es hilfreich, klar aufzuzeigen, dass die Maßnahmen aus den Ergebnissen der Befragung abgeleitet und umgesetzt wurden. So werden Bedeutung und Sinnhaftigkeit der Teilnahme sehr klar.
Welche Gefahren gibt es beim Versand der E-Mails?
Wie schon erwähnt: E-Mails könnten bei einer Online-Befragung automatisch im Spam-Ordner oder gar nicht in der Mailbox der Empfänger landen. Daher sind »Whitelisting« und Tests im Vorfeld sehr zu empfehlen. Wir durften unlängst die Erfahrung machen, dass der Link im Einladungs-E-Mail, der zum Online-Fragebogen führt, mancherorts durch die Unternehmens-Firewall automatisch ergänzt wird (sozusagen als Schutz vor »bösen« Links), was die Funktionalität des Online-Fragebogens beeinträchtigen kann. Ebenfalls kritisch: Unklare Absender-Adresse und Betreff-Zeile. So mancher Empfänger löscht das Einladungsmail im Glauben, es würde sich um Werbung handeln. Gute Kommunikation und Vorinformation über die Befragung beugen hier vor. Eine Fehlerquelle, mit der wir öfter zu tun haben: Führungskräfte leiten ihr persönliches Einladungsmail an ihr Team weiter mit der Aufforderung, den Fragebogen auszufüllen. Das hat zur Folge, dass die Antwort möglicherweise einer falschen Gruppe zugeordnet wird und der persönliche, abgeschlossene Fragebogen, der nur einmal ausgefüllt werden kann, dann für die eigentliche Ansprechperson, die Führungskraft, somit gesperrt ist. Auf all diese möglichen Fehlerquellen sollte im Vorfeld hingewiesen werden oder zumindest im Fall des Falles schnell reagiert werden können.
Können Sie unseren Lesern ein paar konkrete Tipps zu Online-Befragungen geben?
- Überlassen Sie strategisch wichtige Befragungen echten Profis, die schon viel Erfahrung mit Fallen haben. Gemeinsam werden Ziele und Prozesse definiert, der Bedarf erhoben und das Budget fixiert sowie der Umfang festgelegt und das Thema Anonymität vereinbart.
- Binden Sie frühzeitig Betriebsrat/Personalvertretung ein – sie sind Profis, wenn es um den Schutz der Rechte von Mitarbeitern geht (Datenschutz-Vereinbarung, Datensicherheits-Check, Anonymitäts-Vereinbarung).
- Denken Sie daran: Es gibt in nahezu jedem Unternehmen potenzielle Teilnehmer, die nicht über die technischen Mittel bzw. Skills verfügen, um an der Online-Befragung teilzunehmen. Diese müssen unterstützt werden, z. B. durch Einschulung oder Hilfestellung durch Vertrauenspersonen.
- Planen Sie rechtzeitig die Ergebniskommunikations-Phase und die Maßnahmenableitungs- und Maßnahmenumsetzungs-Phase. Nur so erhöhen Sie die Chance, den gewünschten Return on Investment zu erzielen.
Was unterscheidet professionelle Befragungen von simplen Umfrage-Tools?
Bei Mitarbeiterbefragungen sind die Kosten für das Tool oft der kleinste Investitions-Anteil. »Günstige« Lizenzpreise pro Mitarbeiter bei Umfrage-Tools erscheinen meist in einem anderen Licht, wenn der tatsächliche gesamte Jahrespreis der Lizenz ermittelt wird. Wirklich wichtig ist eine professionelle Projektumsetzung mit Fokussierung auf interne Kommunikation, um keinen Flop zu landen. Außerdem sind die Erkenntnisse immer so gut wie der Fragebogen, auf dem sie basieren. Unpräzise Fragen produzieren unpräzise Ergebnisse. Ein sexy Design des Fragebogens ist nicht alles! Eine professionelle Befragung ist mit den Befragungszielen gekoppelt und stiftet Nutzen im Unternehmenszusammenhang. Professionelle Begleiter sorgen dafür, dass wertvolle Erkenntnisse für wirksames Handeln entstehen. In Summe: Nach einer professionellen Befragung sollten die Betroffenen wissen, was mit den Ergebnissen getan werden muss, um die Unternehmensqualität sicherzustellen bzw. zu steigern.
Was ist bei der Formulierung der Fragen besonders wichtig?
Ebenfalls ein paar konkrete Tipps:
- Feedbacknehmer und Feedbackgeber müssen das Gleiche aus der Formulierung herauslesen. (Z. B. »Meine Führungskraft ist stets fair.« – Was heißt das bei mehreren Führungskräften in Schichtbetrieben?)
- Formulierungen müssen trennscharf sein. (Z. B. »Entscheidungen werden rasch, klar und verständlich gefällt.« – Lieber in unterschiedlichen Fragen formulieren. Denn wie beurteile ich, wenn eine Entscheidung zwar rasch, aber nicht verständlich gefällt wird?)
- Formulierungen müssen von den Teilnehmern verstanden werden – Abkürzungen sollten vermieden werden. (Z. B. »Die digitale Transformation entwickelt sich bei uns reziprok zum NPS.«)
- Keine Schachtelsätze oder doppelt negative Formulierungen verwenden. (Z. B. »Ich kann nicht ohne Mittagessen arbeiten.«)
- Wenn mehrere Sprachen verwendet werden, ist für den Übersetzungsvorgang zu berücksichtigen, dass die Formulierung verständlich in anderen Sprachen darstellbar sein sollte. (Z. B. schwierig: »Meine Führungskraft stellt mich nie vor anderen bloß.«)
- Kurz und kompakt formulieren – jedes Wort kann Quelle für Mehrdeutigkeit und Missinterpretation sein.
