Diese 10 Tipps helfen dabei, für den größtmöglichen Erfolg bei der Auswahl und Einführung des richtigen HR-Systems zu sorgen.
1. Definieren Sie ein Projekt und einen Hauptverantwortlichen: Dass sich etwas ändern muss, darüber sind sich alle Kollegen der Personalabteilung einig. Aber kaum geht es um die Ernennung der Hauptverantwortlichen, blicken alle betreten zu Boden, bei der Budgetfrage herrscht eisiges Schweigen und beim Wort »Milestones« verabschieden sich die ersten Kollegen eilig in andere Meetings. Tipp: Ohne die Regeln des klassischen Projektmanagements geht es nicht! Nehmen Sie die Wahl und Einführung einer Personalsoftware nicht auf die leichte Schulter und behandeln Sie dieses Projekt mit der gleichen Ernsthaftigkeit und Präzision wie andere komplexe Projekte.
2. Veranschlagen Sie für die Personalsoftware genug Budget: Es wird viel Zeit in Recherche und Demonstrationen von in Frage kommenden Softwareanbietern investiert – und dabei die Kostenfrage außen vorgelassen. Das böse Erwachen kommt erst mit den ersten konkreten Kosteneinschätzungen für das geplante HR-System. Ärgerlich, wenn dann das Management dieses Projekt im letzten Moment stoppt, weil HR »doch überhaupt keine Extra-Software braucht« und »das mit Excel bisher genauso gut ging«. Tipp: Lassen Sie die Kostenfrage keinesfalls außer Acht und holen Sie Budget-Entscheider rechtzeitig ins Boot. Hier an der falschen Stelle zu sparen, kann Ihr ursprüngliches Ziel eines hilfreichen, arbeitserleichternden Tools ad absurdum führen.
3. Sorgen Sie für eine enge Abstimmung von Personal- und IT-Abteilung: Ist die Einführung einer HR-Software ein IT- oder ein HR-Thema? Klar, die Personalsoftware muss in die IT-Landschaft passen – niemandem ist geholfen, wenn die neue Personalsoftware mangels sauberem Datenaustausch noch mehr manuelle Arbeit bereitet. Doch Personalarbeit ist ein komplexes Thema, das z. T. höchst individuelle HR-Workflows abbilden muss. Und da im Idealfall das gesamte Unternehmen via Self Service eingebunden wird, ist der Input der HR-Abteilung unschätzbar wertvoll. Tipp: Beziehen Sie unbedingt die Personalabteilung in die Entscheidung mit ein. Besser noch ist sie die treibende Kraft, die sich eng mit der IT-Abteilung abstimmt.
4. Beschreiben Sie ganz konkret Anforderungen und Ziele: Sie suchen zwar eine HR-Software, aber so richtig ist nicht klar, wohin die Reise gehen soll. Reicht ein Recruiting-Modul? Ist die Aussicht auf digitales Seminarmanagement eine Option? Lieber alles oder doch nur ein bisschen? Und welche Prozesse sollen abgeschafft, verkürzt, vertieft oder 1:1 abgebildet werden? Ohne ausführlichen Anforderungskatalog, sauberen Status Quo und eine punktgenaue Soll-Ist-Analyse bleiben Chancen dieses Projekts ebenso verborgen wie mögliche Risiken. Tipp: Stecken Sie sich klare Ziele und identifizieren Sie Ihre tatsächlichen Anforderungen.
5. Wählen Sie die Mitentscheider-Runde mit Bedacht: Kaum scheint die vermeintlich perfekte HR-Software gefunden, kommen im letzten Augenblick völlig neue Anforderungen ans Tageslicht. Wie kann das passieren? Wird bis zuletzt im kleinsten Rahmen diskutiert, werden spezielle Aspekte und verschiedene Blickwinkel leicht außer Acht gelassen. Genauso schlimm ist es, wenn in einer 23-köpfigen Runde so lange über Minimalanforderungen, Maximalanforderungen, Rollen, Probleme, Herausforderungen und das Lunch diskutiert wird, bis auch das letzte Planungsmeeting ergebnislos beendet wird. Tipp: Stellen Sie frühzeitig die Mitentscheider-Runde aus den Personen zusammen, die zum Entscheidungsprozess aktiv beitragen sollen und kommunizieren Sie kompakt und transparent den Projektfortschritt.
6. Klären Sie, wie die Software in die Systemlandschaft eingefügt wird: Viel zu oft wird erst nach der Festlegung der meisten Umsetzungsdetails auch die IT ins Boot geholt – und da kann die Antwort auch einmal lauten: »Das wird so nicht funktionieren.« Denn: Eine Integration in die bestehende Systemlandschaft ist kein Pappenstiel und sollte frühzeitig abgeklärt werden. Tipp: Investieren Sie genug Zeit, um alle Eventualitäten IT-seitig abzuklären, wie z. B. notwendige Voraussetzungen, die bestehende Systemlandschaft, eventuelle Workarounds und Schnittstellen.
7. Behalten Sie die Zukunft fest im Blick: Kaum haben sich alle Mitarbeiter in das neue HR-System eingearbeitet, fällt auf: Eigentlich wäre Unterstützung in einem weiteren Personalbereich bitter nötig – und vermutlich wird in wenigen Jahren der Schwerpunkt auf ganz anderen Herausforderungen liegen. Doch ist das Software-Projekt erst einmal abgeschlossen, ist es ein erheblicher Mehraufwand, die Suche einer passenden Software von Neuem zu starten – von Budgetdiskussionen ganz zu schweigen. Tipp: Beachten Sie unbedingt, wie sich Ihre Personalabteilung weiterentwickeln kann, soll und muss – und prüfen Sie die Software auf Erweiterungs- und Ergänzungsoptionen hin.
8. Selektieren Sie die Angebote sorgfältig und prüfen Sie eingehend: Immer wieder laden sich Unternehmen innerhalb einer Woche viel zu viele verschiedene Lösungsanbieter ein, geraten dann nach den Präsentationen durcheinander und entscheiden schließlich aus dem Bauch heraus. Dadurch steigt die Gefahr, dass im Eifer des Gefechts nicht weit genug hinter den Vorhang gesehen wird, um den Funktionsreichtum realistisch einzuschätzen und das HR-System zu identifizieren, das langfristig den größten Nutzen bringt. Tipp: Im besten Fall wird Ihr ganzes Unternehmen die nächsten 10 bis 20 Jahre mit dem gewählten HR-System arbeiten. Fragen Sie daher bis in die Tiefe nach und hinterfragen Sie genau, ob die jeweilige Software wirklich für Ihre Anforderungen und Workflows geeignet ist.
9. Passen Sie die Software an Ihre Prozesse an: Auf der Suche nach dem günstigsten Preis-Leistungs-Verhältnis lassen manche Firmen außer Acht, dass das Fehlen von Funktionen die internen Abläufe schnell noch aufwändiger gestaltet. Gibt das HR-System die Prozesse vor, statt die internen Workflows abzubilden und zu unterstützen, bedeutet das häufig mehr Arbeit statt weniger Aufwand. Tipp: Achten Sie auf eine größtmögliche Individualisierbarkeit in jeder Hinsicht: Workflows, Textbausteine, Freigabeabläufe, Prozesse und Design. Je unflexibler die Software ist, umso häufiger werden Sie an Ihre Grenzen stoßen.
10. Setzen Sie den Grundstein für eine größtmögliche Akzeptanz in der Belegschaft: Eine dreizeilige E-Mail kurz vor Feierabend reicht nicht, um die Mitarbeiter für die neue Personalsoftware zu begeistern. Ein HR-System mit Self Service hat zu viel Potenzial, um zu riskieren, dass das Programm nicht akzeptiert und nicht genutzt wird. Werden die Chancen auch für die Mitarbeiter erfolgreich kommuniziert und nutzen diese ihre neuen Optionen, stellt die Personalsoftware eine kaum zu überschätzende Entlastung der Personalabteilung dar. Tipp: Planen Sie nicht nur die Software, sondern auch die Kommunikation gegenüber allen Anwendern. So sorgen Sie dafür, dass alle Funktionen genutzt und Ihr »Personalsoftware«-Projekt zu einem vollen Erfolg wird.
