Die flexible Gestaltung von Personaleinsatzplänen ist in diesen volatilen Zeiten ein großer Mehrwert für Unternehmen.
Herr Wittreich, die vergangenen Jahre haben eindrucksvoll gezeigt, dass gerade im Einzelhandel Angebot und Servicequalität stark von einer flexiblen Personaleinsatzplanung abhängen. Wie setzen Sie die aktuell so notwendige personelle Flexibilität um?
Wir haben seit vielen Jahren eine Software für Zeitwirtschaft im Einsatz. Diese ist uns bei der Verwaltung und Bewirtschaftung individueller Schicht- und Arbeitszeitmuster und bei der digitalen Zeiterfassung, zum Beispiel im Home-Office, eine große Hilfe. Während der Krise wurde deutlich, dass wir auf der Fläche und vor allem im Zentrallager noch mehr Arbeitszeitflexibilität benötigen. Der Online-Anteil an Bestellungen hat ja extrem zugenommen. Wir mussten also vor allem dafür sorgen, dass die online abgerufene Ware schnellstmöglich verfügbar ist. Um unseren Personaleinsatz an Umsatz und Kundenfrequenzen ausrichten zu können, haben wir uns schon vor Jahren für die Module Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsermittlung entschieden.
Frau Bräuer, wie genau funktioniert eine Personalbedarfsermittlung in der Praxis?
Das System ermittelt stundengenau, wie viele Mitarbeiter an welchem Arbeitsplatz und mit welcher Qualifikation, zum Beispiel Staplerfahrer, Picker oder Verkaufspersonal, benötigt werden. Die Prognose basiert in der Regel auf Basis von Vergangenheitsdaten. Dazu zählen unter anderem im Verkaufsbereich die generierten Umsätze der Vorjahre, im Lager sind dies die bearbeiteten Stückzahlen. Auch Fenstertage, Aktionen und zukünftig auch Wetterdaten fließen auf Wunsch in die Berechnung ein. Darauf basierend entsteht dann ein – wie wir es nennen – bedarfsorientierter Dienst- oder Schichtplan, der alle relevanten Faktoren eines Unternehmens berücksichtigt.
Herr Wittreich, was ist aus Ihrer Sicht der größte Nutzen, den eine Software für Personaleinsatzplanung für das Unternehmen und die Mitarbeiter bringt? Könnten Sie uns dazu bitte auch konkrete Beispiele nennen?
Wir erzielen eine deutlich höhere Planungsqualität, die unsere Anforderungen und die unserer Mitarbeiter zu 95 % erfüllt. Damit lastet die Dienstplanung und die Suche nach Ersatzkräften oder Springern nicht allein auf den Schultern der Abteilungsleiter.
Das System berechnet die Pläne automatisch und garantiert gleichzeitig Compliance sowie eine faire Arbeitszeitgestaltung. Auch beim »Personal Shopping« wird uns die Einsatzplanung gute Dienste tun. Termine, die unsere Kunden in Zukunft über die Website mit einer bestimmten Verkaufskraft vereinbaren, sollen mit dem System verknüpft werden. Man kann also sofort sehen, ob die gewünschte Kraft zum vereinbarten Termin anwesend ist. Falls nicht, kann rechtzeitig ein Springer gesucht werden.
Frau Bräuer, das klingt alles wirtschaftlich sinnvoll. Wo bleiben dabei die Mitarbeiter? Wie können sie profitieren?
Aus unserer Sicht ist hier, sicher beschleunigt durch die letzten beiden Jahre, ein Umdenken dringend erforderlich. Die Zeit, in der nur die Belegschaft, nicht aber das Unternehmen flexibel sein musste, ist längst vorbei. Über Workforce-Management-Apps können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mitgestalten. Gleichzeitig haben sie jederzeit ihre Saldenstände im Blick. Schichttauschbörsen ermöglichen es zudem, kurzfristig und selbstständig eine Planänderung vorzunehmen. Im Handel kommt es ja fast einer digitalen Revolution gleich, wenn Business Apps so leicht zu bedienen sind wie eine private App. Mit digitalem Workforce-Management profitieren alle Mitarbeiter, einschließlich der Deskless Workforce, von mehr Work-Life-Balance. Das ist New Work, die ankommt.
