Erfahren Sie, wie ein strategischer Projektsteuerkreis und durchdachte Ressourcenplanung Ihre Projekte voranbringen.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert klare Strukturen und eine effiziente Organisation. Oft fehlt es an Übersicht, Priorisierung und Abhängigkeiten, was zu Verzögerungen, Ressourcenengpässen und Verwirrung in der Organisation führen kann. Um dieses Chaos zu beseitigen und Projekte zielgerichtet voranzutreiben, bietet das Multiprojektmanagement eine wertvolle Methodik. Andrea Cerny (next level consulting) stellt ein bewährtes 6-Schritte-Programm vor, das Unternehmen dabei hilft, ihre Projekte zu ordnen und effizient zu steuern. Ergänzend dazu gibt Maria Praxmarer (Projektmanagement-Experte) praxisnahe Planungstipps, um die alltäglichen Herausforderungen im Projektmanagement erfolgreich zu meistern.
1. Schritt: Orientierung schaffen
Unternehmen müssen zuerst klar definieren, was ein Projekt ist und wie es initiiert wird. Je klarer die Anforderungen an ein Projekt schon vor dem Start definiert werden und klarer die Ziel- und Nicht-Zielsetzung ist, desto besser kann bereits frühzeitig entschieden werden, ob und wie das Projekt umgesetzt werden soll. Wichtige Fragen sind: Was bedeutet es, dass ein Projekt Priorität hat? Nach welchen Kriterien wird über Prioritäten bestimmt? Wer entscheidet beispielsweise, ob einem Vorhaben Ressourcen zugeteilt werden – oder ob es zurückgestellt wird? Welche Projekte wickelt die Organisation ab? Gibt es neben den klassischen Projekten der IT und Reorganisation noch weitere Projekte – etwa im Marketing, im Finanzwesen oder in der Entwicklung? Und: wo stehen die Projekte aktuell? – in der Vorbereitung, Planung, Umsetzung oder im Abschluss.
2. Schritt: Bestandsaufnahme machen
Welche Projekte laufen bereits in der Organisation – und wie wichtig sind sie wirklich? Besonders die Frage nach der Priorität bereitet vielen Organisationen Probleme. Denn was macht Projekte wirklich wichtig? Andrea Cerny empfiehlt, die Wichtigkeit nach dem Nutzen des Projekts zu beurteilen. Dies gilt auch für sogenannte interne Verbesserungsprojekte. »Für mich hierbei ausschlaggebend, ob ein Projekt beispielsweise Prozesse beschleunigt, die Arbeit erleichtert oder die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen verbessert“, erklärt sie. Ein guter Indikator für die Priorisierung sei zudem die Frage, wie schnell das Projekt gestartet werden muss – sofort, in 3 Monaten oder in einem halben Jahr? „Informationen über den zwingenden Starttermin sowie über den Nutzen sind für das Top-Management wichtig«, sagt Cerny. Anhand dieser beiden Informationen kann man eine gute Entscheidungsvorlage erarbeiten.
3. Schritt: Projektantragsformular entwickeln
Neue Projekte ergeben sich laufend. Experten raten, zunächst einen Steckbrief für diese Newcomer aufzusetzen: eine einheitliche Beschreibung beispielsweise über Idee und Inhalt, Abhängigkeiten von anderen Projekten, aufzuwendende Ressourcen, Dauer, geschätztes Budget sowie die Dringlichkeit und den Nutzen. Solche einheitlichen Projektanträge machen geplante Vorhaben übersichtlich. »Häufig müssen laufende Vorhaben zugunsten neuer, dringender Projekte zurückgestellt werden«, sagt Andrea Cerny, »dafür braucht man diese Transparenz und vergleichbaren Informationen.«
4. Schritt: Projektsteuerkreis aufbauen
Jemand muss entscheiden, welche Projekte wichtig sind und Vorfahrt haben. Viele Organisationen setzen dafür ein Gremium ein, den »Projektsteuerkreis«. Der Kreis trifft sich regelmäßig; in ihm sind beispielsweise Geschäftsführer oder Abteilungsleiter vertreten. Die Aufgabe dieses Gremiums: Es bestimmt die Prioritäten und befindet darüber, welches Projekt durch Mitarbeiter und Budget stark unterstützt und vorangetrieben wird. Entscheidend ist, dass dieser Steuerkreis sich regelmäßig trifft und eine »Institution« für das Projektmanagement des Unternehmens bildet. Experten wissen: In der Projektwelt verändern sich Prioritäten schnell. Deshalb muss der Steuerkreis in kurzen Zeitabständen tagen, um zuverlässig Entscheidungen zu liefern und die Projektwelt nachzujustieren.
5. Schritt: Ressourcen planen
Zu wenig Mitarbeiter für zu viele Projekte. Unter diesem Engpass leiden viele Unternehmen. »Der Projektsteuerkreis wird deshalb dringenden und eiligen Projekten Mitarbeitern zuordnen, die er aus anderen Vorhaben abzieht«, sagt Andrea Cerny, »durch die Verstärkung der Teams kommen Projekte mit Priorität schneller voran.« Aber: Dafür braucht der Steuerkreis Informationen nicht nur über die Projekte, sondern auch über die Auslastung von Mitarbeitern. Beispielsweise: Welche Experten arbeitet in welchem Projekt wie viele Wochenstunden? Was würde es für Projekte bedeuten, wenn Spezialisten aus dem einen Team ins andere wechseln? Mit Hilfe spezieller Software halten einige Unternehmen minutiös die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter nach. Das Problem: Viele Mitarbeiter melden ihre Arbeitsstunden dafür nicht sorgfältig genug. Der Aufwand für die Dateneingabe überfordert sie im Arbeitsalltag. Häufig helfen Grobwerte weiter, Schätzungen der Mitarbeiter zu ihren Arbeitszeiten. »Entscheidend ist, dass Unternehmen Übersicht über die Auslastung ihrer Ressourcen bekommen«, erklärt Andrea Cerny.
6. Schritt: Abhängigkeiten im Blick behalten
Projekte sind oft miteinander verzahnt und teilen sich Ressourcen oder bauen inhaltlich aufeinander auf. Strukturieren Sie Projekte einheitlich nach Phasen, Rollen und Prozessen. So behalten Sie die Abhängigkeiten im Blick und koordinieren die Projekte effektiv. Maria Praxmarer hat folgende Planungstipps für ein erfolgreiches Projektmanagement zusammengestellt:
Planung und Flexibilität kombinieren: Die Kombination aus sorgfältiger Planung und Flexibilität ist enorm wichtig. Man muss immer Ungeplantes miteinbeziehen können.
Ein Plan, der nicht hält, ist besser als gar keiner: Machen Sie den bestmöglichen Plan basierend auf Ihren Erfahrungen und passen Sie ihn flexibel an neue Informationen an. Ein Plan muss nicht in Stein gemeißelt sein.
Zeit für Unvorhergesehenes einplanen: Lassen Sie immer Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse und verplanen Sie nicht den gesamten Arbeitstag oder die Woche. Gehen Sie konzentriert an Arbeitspakete heran und lassen Sie sich nicht vom Kleinzeug ablenken.
Erfolgserlebnisse genießen: Feiern Sie die Erfolge nach bestandenen Herausforderungen, besonders wenn sie schwierig waren. Das gibt Energie und erinnert daran, warum wir das alles machen.