Eine Willkommensmappe für neue Mitarbeiter hat nicht nur organisatorische Vorteile, sie erleichtert auch das Einarbeiten und gibt Sicherheit.
Die ersten Tage in einem neuen Unternehmen sind für die meisten Mitarbeiter stressig. Man lernt neue Kollegen kennen, spricht näher mit seinen Vorgesetzten, muss sich an den Arbeitsplatz und die informellen Gewohnheiten anpassen. Laut Studien kündigen Mitarbeiter, die das Onboarding subjektiv als mangelhaft empfunden haben, früher und schneller als Mitarbeiter, die kompetent und herzlich empfangen wurden. Für die neuen Mitarbeiter ergeben sich häufig viele kleinere und größere Fragen, wie beispielsweise: »Wer ist bei uns für das Einrichten des E-Mail-Kontos zuständig?«, »Wer kauft die Kaffee-Tabs?« oder »Wer hilft mir, wenn ich einen Urlaubsantrag stellen muss?« Besonders schwierig wird es dann, wenn der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag im Home-Office verbringt und nicht schnell einen Kollegen fragen kann.
Aus diesem Grund erstellen die meisten mittleren und größeren Unternehmen sogenannte »Willkommensmappen«. Dort enthalten sind die wichtigsten Informationen für den neuen Mitarbeiter. Die Mappe kann ein echter, physischer Ordner mit Papier sein – oder natürlich auch eine PDF-Datei. Manche Unternehmen erstellen ein ganzes Willkommenspaket, mit dieser Mappe und ein paar Goodies, wie z. B. gebrandete Kaffeetasse, T-Shirts etc.
Inhalte von Willkommensmappen
Folgende Punkte sollten Informationsmappen unbedingt enthalten:
Informationen zum Unternehmen:
- Gründungsdatum und relevante Meilensteine der Unternehmensgeschichte
- Organigramm inkl. Inhaber und Geschäftsführer
- Informationen zu Mutter- und Tochtergesellschaften, Marken und Sub-Marken.
- Willkommensworte des Inhabers bzw. des Geschäftsführers
- Unternehmensspezifische Daten, wie Anzahl der Mitarbeiter, Standorte etc.
- Auflistung aller Dienstleistungen und Produkte, die aktuell angeboten werden, eventuell eine Liste ehemaliger Produkte.
- Leitbild, Vision und Ziele des Unternehmens
Regelungen im Unternehmen
- Name der Ansprechpersonen mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, evtl. mit Fotos
- Zuständigkeiten (auch für informelle Tätigkeiten)
- Regelungen der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden, Home-Office
- Informationen über die Mittagspause, Öffnungszeiten der Kantine, Restaurants in der Nähe, Infos über Essensmarken, Regeln zur Nutzung der Kaffeeküche etc.
- Regelungen für Urlaubs- und Krankenstandsmeldungen
- Erklärung firmeninterner Abkürzungen
- Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungsplan
- Corporate Identity
- Orientierung im Unternehmen: Raucherplätze, Parkplätze, Küche, Toiletten etc.
- Regelmäßige Termine, wie Teammeetings, Betriebsferien, Weihnachtsfeier etc.
- Büromaterial
- Informationen zu Arbeitssicherheit, Brandschutz und Abfallentsorgung
- No-Goes im Unternehmen
- Regeln zur Unternehmenskultur
Technik
- Bedienungsanleitungen für PC/Laptop, Telefonanlage, Fax, Kopierer etc.
- Relevante Log-in-Daten für das Intranet
- Regeln zum Auftritt in Sozialen Medien
- Kontaktdaten zum IT-Support
- Richtlinien für private Nutzung
Im Sinne eines kontinuierlichen Lernprozesses für die HR-Abteilung empfiehlt es sich, nach ein paar Wochen oder wenigen Monaten den neuen Mitarbeiter zu fragen, welche Informationen er noch gebraucht hätte, um sich noch schneller einzuleben.