Schnelles Feedback wird in agilen Unternehmen erwartet. Was sind die Kriterien für die Auswahl des richtigen Instruments dafür?
»Quick-Check« ist im Internet ein beliebtes Schlagwort: Bei der Google-Suche findet man ganz Unterschiedliches, von der Möglichkeit der kostenlosen KFZ-Werkstattanfrage über eine QuickCheck-App für aktuelle Geld-Infos aufs Smartphone bis zur Überprüfung, ob eine Projektidee Anspruch auf Forschungsförderung haben könnte. Gemeinsam ist jedenfalls: Ein Vorgang soll schnell und unkompliziert vor sich gehen, mit wenig Zeit und Aufwand, man will rasch up to date sein.
Das ist auch bei Quick-Checks im Rahmen der Abfrage von Feedback nicht anders.
Jüngere Mitarbeiter erwarten häufiges und digital erhobenes Feedback zu aktuellen Themen, die in Form einer Kurzbefragung einfach und schnell abgefragt werden können (real time digital feedback).
Top-Management und Führungskräfte schätzen in verschiedenen Fragestellungen ein permanentes Monitoring zur Befindlichkeit des Teams.
Durch die fortschreitende Digitalisierung ändern und beschleunigen sich Kommunikationsmittel. Auch Befragungen werden agiler und dynamischer und Ergebnisse werden rascher erwartet, ebenso Information über die Umsetzung von Maßnahmen.
Auch in Kombination mit einer klassischen Mitarbeiterbefragung können mit Quick-Checks ausgewählte Themenbereiche, zu denen gezielt Maßnahmen erarbeitet wurden, abgefragt werden. So wird gemessen, ob Maßnahmen bereits zu Verbesserungen geführt haben und man auf einem guten Weg ist – als Stimmungsbarometer zwischen strategischen Befragungen.
Solche Befragungen ersetzen keine zentrale Mitarbeiterbefragung, können aber eine gute Ergänzung sein, um bei bestimmten Themen in Teilbereichen der Organisation inhaltlich tiefer einzusteigen.
Im Idealfall können Quick-Checks im Anschluss an eine Mitarbeiterbefragung auch dezentral von Führungskräften schnell und unkompliziert versendet werden, man kann die Entwicklung der Rücklaufquote online verfolgen und die Befragung flexibel selbst beenden. Ergebnisse liegen sofort nach Befragungsende vor.
Schnellboot oder großer Kreuzer?
Unterschiedliche Modelle von digitalen Tools stehen zur Verfügung – nach Preis, Funktionalität und Serviceangebot. Ein bildhafter Vergleich mit unterschiedlichen Wasserfahrzeugen:
1. Kreuzfahrt-Schiffe: Großes Service-Angebot, gute Ausbildung von Crew und vor allem Steuermann notwendig, bei Routen- oder Service-Änderung muss langfristig geplant werden.
Diese Software-Lizenzprogramme werden von Marktforschungs-Abteilungen größerer Unternehmen oder Marktforschern genutzt. Es handelt sich um komplexe Software, die Experten in der Organisation für unterschiedlichste Zwecke nutzen können (von Mitarbeiterbefragung über 360°-Feedback bis zu Quick-Checks). Die Software-Lizenz ist hochpreisig, es sind Spezialisten im Unternehmen notwendig, um die Software zu konfigurieren und nutzbar zu machen. Meist ist ein IT-Projekt für die Implementierung nötig. Neben Lizenzkosten fallen interne Kosten für Experten, Schulungen und Personalaufwand an.
2. Jet-Ski: Beinahe jeder kann sie allein steuern, Fun-Faktor beim Fahren, schnell, aber unkoordiniert, Belästigung für andere?
Diese Software-Lizenzprogramme sind sofort nutzbar und können von allen Personen einer Organisation individuell zur Feedback-Einholung verwendet werden. Fragebögen zu konfigurieren, an Befragte auszusenden und einfache Standard-Reports zu generieren, ist simpel und einfach. Die Preis-Modelle orientieren sich an der Funktionalität oder der Anzahl der Befragten. Sehr flexibel kann jeder Benutzer »alles Mögliche damit anstellen«. Standardisierung innerhalb der Organisation ist kaum möglich. Es ist nicht klar geregelt, wo und wie die Daten von wem gespeichert sind und was damit passieren kann.
3. Motorboote: Kurze Strecken von A nach B können flexibel und rasch gefahren werden, begrenzte Passagier-Anzahl, oft windschnittiges, flottes Design.
Diese Software-Lizenzprogramme können von einer zentralen Stelle (z. B. HR-Abteilung) als Quick-Check-Tool verwendet werden. Fragebögen werden von »Wissenden« konfiguriert, Befragungen zentral ausgelöst. Einige Unternehmen nutzen diese Tools, um einen »Puls-Fühler« in der Organisation bereitzustellen. Beispielsweise wird jede Woche eine kurze Fragebatterie ausgesendet und als Ergebnis eine Zeitreihe bereitgestellt. Das Preismodell basiert meist auf einem Betrag pro Mitarbeiter pro Monat. Das erscheint auf den ersten Blick günstig, man sollte aber die Gesamtkosten auf das Jahr gesehen hochrechnen.
4. Tragflügelboote: Zuverlässige, rasche Transportmittel, bieten relativ günstig viel Komfort, können große Distanzen bewältigen und viele Passagiere befördern.
Mit diesen Software-Lizenzprogrammen können dezentral (durch vorher definierte Berechtigte) Quick-Checks nach Bedarf mit thematisch vorgegebenen Fragebatterien initiiert werden. Die Verantwortung für Auslösen und Beenden der Quick-Checks sowie Maßnahmenableitung liegt bei den berechtigten Survey-Sendern (meist Führungskräfte). Maßnahmendokumentation im gleichen Tool fördert die strategische Weiterentwicklung der Organisation. Das Preismodell basiert z. B. auf den erstellten Ergebnisberichten.
Auswahl von Anbietern
Je nach Nutzer, vorhandenem Budget und Know-how sowie Anwendungsfall und Zielsetzung werden die Kriterien unterschiedlich sein.
Sollen Quick-Checks (oder andere Befragungen) von einer internen Dienstleistungsabteilung (Marktforschung, HR) ausgelöst werden oder dezentral von Führungskräften oder von Mitarbeitenden?
Sollen Quick-Checks eher »Pulsfühler-Charakter« haben und operative Maßnahmen bewirken oder sollen sie der strategischen Organisationsentwicklung dienen?
Sollen Quick-Checks mit Hilfe von vordefinierten Fragen vorgenommen werden oder lässt man dem Befrager alle Möglichkeiten offen?
Sollen Quick-Checks reine »Aha-Erlebnis«-Auswertungen bieten oder handlungsanleitende Informationen liefern?
Sollen Quick-Checks grafisch aufbereitete Daten als Ergebnis bieten oder sollen auch Maßnahmen definiert, dokumentiert und nachverfolgt werden können?
Soll das Quick-Check-Tool zugekauft und in der Organisation intern selbstständig implementiert und administriert werden? Oder soll ein Dienstleister bei der zielkonformen Implementierung helfen?
Welche Rolle spielt die Datensicherheit? Gibt es Regeln, die einzuhalten sind?
Ist Anonymität und Vertraulichkeit ein Thema?
Vor der Entscheidung für ein Quick-Check-Tool sind also der eigene Bedarf, die Ziele und das Budget zu klären. Gesamtunternehmen und Team sind unterschiedliche Welten, die vielleicht unterschiedliche Instrumente erfordern. Günstige Basispakete erscheinen auf den ersten Blick vielleicht attraktiv. Doch welcher Zeitaufwand fällt bei der Umsetzung intern an, um die Befragung selbst zu betreiben?
Was man noch bedenken sollte!
Qualitätskontrolle: Mit den ausformulierten Fragen werden nicht nur Wahrnehmungen gemessen, sondern auch Unternehmenskultur kommuniziert. »Irgendwie« definierte Fragen können unter Umständen kontraproduktiv sein. Fragestellungen sollten einer Qualitätskontrolle unterliegen. Es lohnt sich, validierte oder praxiserprobte Formulierungen zu verwenden.
Bezug der Fragen zueinander: Auch bei einem Quick-Check stehen die Fragen in Beziehung zueinander. Durch das Abholen der Wichtigkeit einer Frage werden Wertigkeiten und Prioritäten klar.
Zuordnung der Ergebnisse und Maßnahmen: Die Abbildung der Organisationsstruktur im Quick-Check-System erlaubt idealerweise den raschen Zugriff auf Ergebnisse und Maßnahmen (auch historisch) für die jeweiligen Zugriffsberechtigten.
Auswertungsmöglichkeiten: Nur bei wenigen Anbietern können Daten aus verschiedenen Surveys (unterschiedliche Teilnehmer, unterschiedliche Zeitpunkte) aggregiert und mit einer neuen Zielsetzung ausgewertet werden.
Beratung: Ein Consultant mit Befragungserfahrung kann bei kniffligen Ergebnissen wertvollen Rat zum Umgang damit geben.
