Mitarbeiter brauchen, um ihr Potenzial voll zu entfalten, neben Zielvorgaben eine Rückmeldung über ihre Leistung und ihr Verhalten – ein Feedbackgespräch.
Regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern wirken sich positiv auf die Leistung der Mitarbeiter aus, sind wichtig für die Personalentwicklung und steigern, richtig geführt, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ihre Motivation. Trotzdem werden in vielen Unternehmen Feedbackgespräche eher sporadisch geführt – speziell dann, wenn in der Organisation ohnehin alle, zumindest gefühlt, gestresst sind. Dabei wären sie gerade dann extrem wichtig.
Ziele und Erwartungen
Generell gilt: Die meisten Führungskräfte sprechen mit ihren Mitarbeitern zu wenig über deren Arbeit sowie die Erwartungen und Ziele, die hiermit verbunden sind – und zwar unabhängig davon, ob sie im Betrieb oder Home-Office arbeiten. Dabei ist genau dies die Hauptfunktion von Feedbackgesprächen, den Mitarbeitern die nötige Orientierung zu geben.
In ihnen können unter anderem folgende Themen erörtert werden:
- die Qualität der (Zusammen-)Arbeit,
- die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation,
- die Unternehmens- und Bereichsziele,
- die Strategien und Vorhaben,
- die Aufgaben und Verantwortungsbereiche,
- die eigenen Stärken und Schwächen,
- Qualifizierungs- und Unterstützungsmaßnahmen,
- mögliche Verbesserungen,
- die Gesundheitsförderung,
- die Ziel- und Bonusvereinbarung.
Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche haben nicht das primäre Ziel, aktuelle Probleme in der alltäglichen (Zusammen-)Arbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten der Mitarbeiter (und ihrer Führungskraft) in einem Zeitabschnitt zusammenfassend betrachtet werden, um zu klären, wie die (Zusammen-)Arbeit verbessert werden kann. Einzelne Situationen und Vorkommnisse in der Vergangenheit dienen hierbei höchstens zur Erklärung.
Weil die Vergangenheit reflektiert werden soll, machen Feedbackgespräche ohne Vorbereitung wenig Sinn. Feedback ist nur wirksam, wenn es konkret ist. Hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.
Gespräche aus Überzeugung führen
In vielen (Groß-)Unternehmen ist das regelmäßige Führen von Mitarbeiter- bzw. Feedbackgesprächen Pflicht. Das ist an sich gut! Dies führt jedoch zuweilen dazu, dass die Führungskräfte diese Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung »Vollzug« zu melden. Das heißt, sie erachten diese Gespräche nicht als notwendiges Führungsinstrument. Entsprechend gering ist ihre Qualität.
Im Betriebsalltag führen oft die Führungskräfte die hochwertigsten Mitarbeitergespräche, bei denen dies am wenigsten »nötig« wäre, weil sie auch im Arbeitsalltag häufig und offen mit ihren Mitarbeitern kommunizieren. Um ein Mindestniveau der Gespräche zu sichern, ist es sinnvoll, dass nach jedem Mitarbeitergespräch Führungskraft und Mitarbeiter unabhängig voneinander einen Fragebogen ausfüllen und zum Beispiel an die Personalabteilung senden. Der Fragebogen kann Fragen enthalten wie:
- Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf?
- Wie zufrieden waren Sie mit der Atmosphäre?
- Wie lange dauerte das Gespräch?
- Wurden auch Entwicklungsthemen und -ziele angesprochen/vereinbart?
- Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?
Diese Rückmeldung an die HR-Abteilung ist kein Garant für hochwertige Feedbackgespräche. Sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn mit dem Gespräch die Verpflichtung verbunden ist, sich auf konkrete (Entwicklungs-)Ziele zu verständigen.
Sich ausreichend Zeit nehmen
Ein Indikator für die Qualität eines Mitarbeiter- oder Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. Eine Stunde sollten Führungskräfte pro Mitarbeiter hierfür mindestens einplanen. Denn damit eventuell auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.
Feedbackgespräche sind umso wichtiger, je eigenständiger und -verantwortlicher Mitarbeiter arbeiten sollen oder müssen – zum Beispiel, weil sie weitgehend im Home-Office arbeiten. Denn ein selbstständiges Arbeiten erfordert ab und zu eine Justierung. Das heißt, Führungskraft und Mitarbeiter müssen sich unter anderem über die Aufgaben, die Vorgehensweise, die Qualitätsansprüche und die wechselseitigen Erwartungen verständigen. Ein gut strukturiertes Feedback- und Mitarbeitergespräch besteht aus drei Phasen: Reflexion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das zurückliegende Quartal), Einschätzung der aktuellen Situation und der Blick nach vorne.
Von besonderer Bedeutung ist, dass die Mitarbeiter auch Feedback über ihre Stärken und Schwächen erhalten. Was machen/können sie gut beziehungsweise weniger gut? Denn ohne ein Feedback und Austausch hierüber werden Lernfelder oft nicht erkannt.
Eine Voraussetzung für offene Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Gelingt es einer Führungskraft im Alltag nicht, eine vertrauensvolle Beziehung zu ihren Mitarbeitern aufzubauen, öffnen sich diese auch im Mitarbeitergespräch nicht. Also kann die Führungskraft ihnen auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst von ihnen keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung.
Die investierte Zeit lohnt sich
Das regelmäßige Führen von Feedback- und Mitarbeitergesprächen mit allen Mitarbeitern erfordert viel Zeit seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Diese Investition lohnt sich jedoch. Denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen, wodurch sich der Führungsaufwand reduziert. Untersuchungen zeigen, dass regelmäßige Mitarbeiter- und Feedbackgespräche (beziehungsweise Zielvereinbarungsgespräche) unter anderem folgende Faktoren positiv beeinflussen:
- die Beziehung zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten,
- die Transparenz und Zielklarheit,
- die Kommunikations- und Führungskultur,
- die Transparenz und den Informationsfluss,
- die Zusammenarbeit und Leistung,
- das Selbstvertrauen der Mitarbeiter,
- ihre Kompetenzentwicklung,
- ihre Identifikation mit der Arbeit,
- ihre Eigenständigkeit und -verantwortlichkeit,
- ihr Qualitätsbewusstsein.
Deshalb sollten Sie als Führungskraft die Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche mit Ihren Mitarbeitern aus tiefster innerer Überzeugung führen. Denn die Mühe lohnt sich – für Sie, Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen.
