Dass für ein erfolgreiches Seminar sowohl der Trainer als auch die Teilnehmer verantwortlich sind, ist weitläufig bekannt. Aber auch der Ort der Wissensvermittlung spielt eine viel größere Rolle als angenommen. In einer passenden Umgebung wird nachweisbar besser gelernt.
Wenn wir uns an unsere Schulzeit zurückerinnern, dann fällt vielen vermutlich ein lieblos gestaltetes Klassenzimmer ein. Egal welches Fach, alles wurde im selben Raum unterrichtet. Besonders viel Wert auf die Gestaltung des Raums wurde nicht gelegt. Anders ist es an vielen Schulen in anderen Ländern, z. B. in den USA oder in Neuseeland. Dort wechselt nicht der Lehrer die Klasse nach jeder Stunde, sondern die Schüler. Es gibt also ein Klassenzimmer für Geografie, eines für Biologie eines für Englisch usw. Die Räume sind dem Thema entsprechend gestaltet und designt. Auch in der Erwachsenenbildung wird zum Glück immer mehr Wert auf die Auswahl von hochwertigen Seminarräumen und -hotels gelegt.
Wir wissen mittlerweile, dass Raumgröße, Raumgestaltung und Raumausstattung einen direkten Einfluss auf den Lernerfolg haben können. Beispielsweise belegt eine Studie der American Psychological Association aus dem Jahr 2012, wie Licht unser Leben steuert, indem es direkt Einfluss auf unseren Biorhythmus nimmt. In dieser Studie arbeitete eine Gruppe bei Tageslicht, die andere bei Kunstlicht. Die Wissenschafter stellten nach einigen Tagen fest, dass die Tageslicht-Gruppe am Ende des Arbeitstages wesentlich wacher war als die Kunstlicht-Gruppe. Daher sollten keine Tagungsräume ausgewählt werden, die kein natürliches Licht bieten – und ob Sie es glauben oder nicht, davon gibt es noch viele.
Viele weitere Faktoren beeinflussen das Lernen. TRAiNiNG hat bei Experten nachgefragt.
Irene Moser (Seminarhotel Höldrichsmühle) weiß, wie wichtig der Einfluss der Lernumgebung für den Erfolg eines Seminars ist: »Teilnehmer müssen von ihrer täglichen Routine abschalten können. Ruhe und Inspiration sind wichtig, um eine positive Lernatmosphäre zu schaffen. Ob Teilnehmer auf ihre Seminarinhalte fokussieren können, hängt oft von den Rahmenbedingungen des Hauses und der Umgebung ab. Die Größe eines Hauses kann auch ein Seminar beeinflussen. Ist die Anlage sehr klein, fehlt dem Haus die notwendige Flexibilität. Ist das Hotel sehr groß, wird das einzelne Seminar schnell zur ›Nummer‹, auf das ebenfalls nicht im Einzelnen eingegangen werden kann. Wir merken auch, dass Übernachtungen zum Seminarerfolg beitragen, indem ein Get-together abends losgelöst von der Firmenumgebung den Zusammenhalt in einer Gruppe stärken kann.«
Moderne Technik wie Beamer, WLAN etc. wird meistens schon vorausgesetzt und stellt somit keinen großen Zufriedenheitsfaktor mehr dar. Allerdings kommt u. U. großer Unmut auf, wenn beispielsweise für das WLAN extra bezahlt werden muss.
Seminarhotels können vor allem mit persönlichem Service punkten – sowohl gegenüber dem Trainer als auch gegenüber den Teilnehmern. Eigens abgestellte Seminarbetreuer, die jederzeit für die Seminargruppe da sind, werden schon sehr gut angenommen.
Annette Hexelschneider (Expertin für wirkungsvolles Wissen) kann die Bedeutung der Lernumgebung aus ihrer Sicht als Trainerin bestätigen: »Das Seminarhotel entscheidet mit über den Erfolg eines Seminars. Es bietet das, was ein Seminar im eigenen Konferenzraum nicht/nicht immer bietet, u. a.:
- Distanz zum Arbeitsplatz,
- neue Sinneseindrücke und Inspiration,
- flexiblen Raum,
- Fürsorge und Service für’s Lernen, Essen und Trinken,
- ›Auslauf‹ in schöner Natur«.
Die Seminarlocation hat einen großen Einfluss auf den Ausgang einer jeden Veranstaltung, wobei das »Was« erst durch das »Wie« seine Wirkung entfalten kann.
Josef Dietmann (Eigentümer Seminar- und Eventhotel Krainerhütte): »Im Hotelambiente fühlt man sich nur dann willkommen, wenn man auch herzlich empfangen wird. Moderne Seminarräume bieten nur dann eine optimale Arbeitsumgebung, wenn sie entsprechend der Trainerbedürfnisse vorbereitet sind. Und hochwertige Kulinarik ist nur dann ein Genuss, wenn sich die Abläufe beim Essen optimal in den Seminaralltag eingliedern. Erst mit der richtigen Infrastruktur, der perfekten Organisation und herzlichem Service gelingt es, Lernerfolge positiv zu beeinflussen.«
Die Auswahl des Seminarhotels kann auch für großen Ärger und Demotivation sorgen, wenn z. B. für in der Hierarchie hoch angesiedelte Führungskräfte ein billiges, veraltetes Hotel gebucht wird. Andersherum kann es für viel Freude sorgen, wenn die Qualität wesentlich besser ist, als es die Mitarbeiter z. B. vom letzten Seminar gewohnt sind.
Ulli Retter (Seminarhotel Retter): »Die Wahl eines professionellen Seminarhotels ist eine Wertschätzung den Seminarteilnehmern gegenüber und regt auch den Geist der Teilnehmer an. Es bietet Tapetenwechsel zum Arbeitsalltag und kann einen sehr wertvollen Beitrag in Sachen Dienstleistungshaltung der Mitarbeiter leisten und den Gästen einen neuen Blick in die Natur oder neue Bewegungsmöglichkeiten bieten.«
Seit einigen Jahren gibt es eine eigene Zertifizierung für Seminarhotels, ähnlich der Sterne-Zertifizierung. Ausgezeichnet wird nur der Seminarbereich, also nicht die Zimmer, Pool etc. Zwischen 3 und 5 »Flipcharts« werden je nach Angebot vergeben. Bei einem Hotel, das mit 3 Flipcharts oder mehr zertifiziert wurde, kann man sich als Buchender schon ziemlich in Sicherheit wiegen, dass das Hotel mit Seminargruppen umzugehen weiß. Seminarhotels wie das Hotel Retter in der Steiermark, das Hotel Ammerhauser in Salzburg, das Hotel Krainerhütte in Niederösterreich, das Hotel Wesenufer in Oberösterreich oder das Hotel Nationalpark im Burgenland sind mit 5 Flipcharts zertifiziert, gewinnen regelmäßig Preise und zählen zu den besten Seminarhotels Österreichs.
Leistungen des Hotels
Nicht jedes Hotel, das Seminarräume anbietet, ist auch ein Seminarhotel. Seminarhotels haben sich speziell auf Seminargruppen spezialisiert und es gibt im Hotel eigene Seminarbereiche, in die ein Individualgast gar nicht kommt. Die räumliche Trennung zwischen Urlaubsgast und Businessgast ist nach wie vor ein wichtiges Thema – besonders, wenn sie nicht vorhanden ist. Wenn Seminargäste an verliebten Pärchen im Bademantel oder schreienden Kindern vorbei müssen, um in den Seminarbereich zu gelangen, ist das einfach nicht optimal.
Hingegen sind Wellness- und Saunabereich für den Seminargast eher sekundär. Wer möchte schon abends in der Sauna seinen Arbeitskollegen oder dem Trainer gegenübersitzen?
Was kann und soll ein Seminarhotel tun, damit ein Seminar erfolgreich wird?
Josef Dietmann: »Man kann sich die Seminarlocation als Bühne vorstellen, die der Trainer für seine Darbietungen nutzt. Doch anders als etwa im Theater arbeitet der Trainer nicht für, sondern mit seinem Publikum – mit der jeweiligen Seminargruppe. Er hat auch kein unabänderliches Drehbuch, sondern passt sein Programm bei Bedarf spontan an die individuellen Bedürfnisse an. Das ist wichtig, denn jede Seminargruppe ist anders. Als Seminarlocation muss man daher flexibel sein und bei Bedarf etwa ungeplant Requisiten bereitstellen oder das Bühnenbild abändern. Erst wenn Hotels Trainern diese Spontanität bieten, können sie bestmöglich zum Erfolg des Seminars beitragen.«
Katharina Müller (Villa Muthesius): »Der Trainer und auch die Seminarteilnehmer müssen sich vom ersten Augenblick an wohlfühlen. Wichtig sind u. a: saubere, helle, moderne, verdunkelbare Räume, technisch am neuesten Stand und leicht vom Trainer bedienbar, kostenloses und schnelles WLAN, gutes Essen, guter Kaffee, hochwertige bequeme Sessel, hauseigene Parkplätze bzw. Parkmöglichkeiten in naher Umgebung, günstige Hotels für Übernachtungsmöglichkeit in ummittelbarer Nähe.«
Neue Anforderungen
Die Seminarwelt hat sich in den letzten Jahren verändert. Manche Themen sind weggefallen, andere, neue dazugekommen. Seminare sind tendenziell kürzer geworden, und es wird mehr Technik im Seminar eingesetzt.
Wie haben sich die Anforderungen von Trainern an Seminarhotels verändert?
Irene Moser: »Seminare sind tendenziell kürzer geworden. Es wird auch immer kurzfristiger gebucht. Ein bemerkbarer Trend ist es, die Seminargruppe vermehrt in Kleingruppen zu splitten, die gemeinsam Lösungen oder Ideen für die Präsentation in der Gruppe erarbeiten. Dafür sind neben Gruppenräumen auch Nischen im Haus und Arbeitsplätze im Freien gefragt. Der Raumbedarf pro Teilnehmer nimmt in der Regel zu, nicht nur im Seminarraum selber, sondern auch in Bezug auf die gesamte Anlage. Bei der Technik sind es am ehesten die Anschlüsse, die sich ändern (z.B. HDMI statt VGA). Hochauflösende Beamer sind nicht wegzudenken. Teilweise ist aber bereits ein Gegentrend zu erkennen, d. h., der Trainer möchte mit möglichst wenig technischen Hilfsmitteln seine Inhalte kommunizieren (z. B. nur mit Flipchart und Stift).«
Annette Hexelschneider: »Als Trainerin benötige ich immer flexiblere Raumlösungen für immer flexiblere Trainings und Trainingsformate. Und ich möchte auch nur noch Spezial-Moderationsmaterialien mitbringen müssen, Standardmaterialien sollten vorhanden sein.«
Andreas Zebisch (Convention Bureau Oberösterreich): »Größere Tagungsräume (80 m2 und aufwärts) werden immer häufiger auch für kleine Gruppen (10 – 16 Personen) angefragt. Außerdem werden seltsamerweise mehr Stehtische, auch in den Seminarräumen, angefragt. Und was mir auch noch aufgefallen ist, ist, dass mehr Wert auf nutzbare Außen-Facilities wie Wiese, Rekreationsräume zum Spazieren etc. gelegt wird.«
Innovationen der Zukunft
An den weltweiten Flughäfen setzen sich immer öfters Schlafkojen durch, in denen sich Reisende für eine Stunde oder auch länger mitten am Terminal hinlegen können. Auch einige Seminarhotels denken bereits über so eine Lösung oder andere Innovationen nach.
Kaum ein Teilnehmer möchte noch in sterilen, anonymen Seminarräumen mit verschmutzten Teppichen, keinen oder kleinen Fenstern und alten Möblen lernen. Die guten Seminarhotels haben sich bereits einiges einfallen lassen, um Lernen noch angenehmer zu gestalten. Doch was gibt es noch nicht? Was kommt möglicherweise in Zukunft? Worüber denken Hotelmanager nach?
Andreas Zebisch: »Ich kann mir so einiges vorstellen, was aber tatsächlich kommt, das weiß niemand. Möglich sind riesen Medienpanel Screens bzw. Whiteboards mit multimedialen Helfern wie z. B. Alexa & Co. Service-Roboter, die jederzeit die Teilnehmer und den Trainer mit dem versorgen, was diese gerade brauchen. Nicht innovativ, aber viel zu selten gesehen sind Hängematten im Garten, um kurz zu entspannen. Auch eine Art qualitativ hochwertige, aufblasbare Seminarmöbel könnten zu einer großen Auswahl an unterschiedlichen Tischen, Stühlen etc. führen. So wäre es möglich, jedem Teilnehmer sein eigenes perfekt passendes Möbelstück zu bieten.«
Ulli Retter: »Hängematten mitten in der Natur werden jetzt schön langsam häufiger, auch Wiegeschaukeln für die Pausen. Die Natur wird auch immer öfters zum Seminarraum. Wenn die Umgebung stimmt, spricht hier auch nichts dagegen, ein Seminar im Freien abzuhalten.«
Irene Moser: »Arbeits- und Kommunikationsplätze auf ›unterschiedlichen Höhen‹ und in unterschiedlichen Aufstellungen sind gefragt, z. B. an Seminartischen, an Stehtischen oder an lauschigen Plätzen im Haus oder im Freien. Bei Schönwetter können solche Plätze auch unter einem schattigen Baum oder in einer stilleren Ecke der Anlage sein und zum Innehalten, Kraft tanken oder kurz Wegdriften dienen und damit wahre Energieschübe bewirken, ohne diese Plätze als ›Schlafkojen‹ zu bezeichnen. Wir bemerken, dass Seminarteilnehmer oft auf der Suche sind nach einem Ort, wo sie schnell ungestört geschäftlich oder privat telefonieren können. Eine neue Art von ›Telefonkabine‹ könnte da Abhilfe schaffen – nicht nur für eine angesagte Videokonferenz, sondern auch für das schnelle vertrauliche Gespräch zwischendurch.«
Katharina Müller: »Ich könnte mir vorstellen, dass wir in den nächsten Jahren Geld in innovative Beleuchtungssysteme, Wandgestaltung, bzw. zusätzliche Beschattungsmöglichkeiten im Garten investieren.«
Josef Dietmann: »In den nächsten 5 Jahren werden vor allem 2 Trends den Seminartourismus prägen: Digitalisierung und Ökologie. Technologien wie Virtual-, Mixed- und Augmented-Reality, werden neue Möglichkeiten der Wissensvermittlung eröffnen und sich in bestehende Seminarkonzepte einfügen. Gleichzeitig steigt die Nachfrage nach nachhaltigen Seminarangeboten. Dabei kann die Seminarhotellerie vor allem mit durchdachten Ablauf- und Prozessinnovation zum Natur- und Umweltschutz beitragen.«
Aus dem Hoteliersalltag
Die meisten Seminarhotels versuchen täglich ihr Bestes, um ihre Seminargäste glücklich zu machen. Doch manchmal kommt es dabei auch zu skurrilen Situationen. Lassen wir Hotelmanager und Trainer erzählen.
Irene Moser: »Essen und Trinken sind zutiefst persönliche Bedürfnisse. Es verwundert daher nicht, dass die Vorstellungen bei diesem Thema auseinandergehen. So hat eine Firma, um Zeit zu sparen, den Beginn eines Seminars um 14 Uhr angesetzt und gemeint, die Teilnehmer brauchen kein Mittagessen, da sie ›eh nachher eine Pause bekommen‹. Das war schon so, doch Kopfarbeit macht auch hungrig und so strömten dann sehr, sehr hungrige Menschen auf das Pausenbuffet zu und wir schafften es gerade noch, die erforderlichen Mengen nachzubringen. Hunger, Unterzuckerung und unbefriedigte Essenswünsche sind kein guter Seminarbegleiter! Die Stimmung im Seminar war entsprechend und es dauerte bis nach dem Abendessen, um alles wieder ins Lot zu bringen. Eine sehr menschliche Angelegenheit!«
Ulli Retter: »Bei einer Seminaranreise im letzten Jahr sind 40 Teilnehmer einer großen Behörde, lauter Beamte, angereist, nicht jedoch der Trainer. Dieser hat uns eine Stunde vor Seminarbeginn angerufen, dass er fälschlicherweise in ein Hotel nach Oberösterreich gefahren sei. Um die Situation zu retten und die Stunden zu überbrücken, hat er mich gebeten, einen Vortrag zu halten. Ich habe mir erlaubt, zwei kleine Vorträge über das nachhaltige Engagement beim Retter und über gelebte Dienstleistung zu halten. Der Chef der Gruppe und die Teilnehmer hörten aufmerksam zu. Nach einer angeregten Diskussion nach 3 Stunden übernahm der Trainer. Bei der Abreise 2 Tage später erhielt ich das Feedback, dass dieses Seminar das erfolgreichste der ganzen Serie gewesen sei, weil der Einblick in eine andere Branche und das Erlebnis als Gast bei uns den Geist der Teilnehmer sehr mobilisiert hatten. Aus diesem Fauxpas des Trainers ist nun eine Seminarreihe entstanden, in welcher ich nun jedes Mal bei Seminarbeginn wie gewohnt mit meinen Vorträgen starten darf.«
Katharina Müller: »Vorigen Winter hatte eine Firma ein zweitägiges Seminar gebucht. Am Ende des zweiten Seminartages verließen nach und nach die Seminarteilnehmer die Location, nur der Trainer war noch da. Für uns ist es völlig normal, dass dieser noch zusammenpackt bzw. noch etwas Zeit braucht. Nach 1 Std. Abstinenz machten wir uns dann aber doch Sorgen, wo er bleibt, und fanden den Trainer im Seminarraum am Tisch schlafend vor. Er war sichtlich beschämt, letztendlich mussten wir aber alle lachen.«
Annette Hexelschneider: »Lokale Weinwerbung im Seminarhotel ist eine feine Sache für alle Beteiligten. Man sollte aber mit temperamentvollen Teilnehmern rechnen, und den Wein vor diesen schützen. Ich war einmal mit einem beruflichen Frauennetzwerk auf einem Vorarlberger Berg in einem Seminarhotel. In unserem Tagungsraum stand eine große und schöne gläserne Weinvitrine – voll mit lokalem Wein. Heute wäre ich gewarnt. Doch damals erschien es nicht gefährlich, ein Dreibein-Flipchart nahe der Vitrine aufzustellen. Wer zu dynamisch war, weiß ich nicht mehr. Das Adrenalin hat die Erinnerung überlagert. Jedenfalls stürzte plötzlich das Flipchart Richtung gläserne Weinvitrine. Und dann auch noch extra ›Tumult‹ beim Retten. Verschiedene Frauen sprangen gleichzeitig auf. Wie es ausging? Der Wein wurde gerettet. Um später ›dran glauben zu müssen‹. Das ist dieses Jahr schon 10 Jahre her. Doch die Erinnerung lebt oft auf, wenn ich an einem Dreibein-Flipchart stehe.«
Fazit
Ein Seminar zu organisieren kostet jeden Unternehmen einiges an Geld. Alleine schon die Kosten für die Mitarbeiter, die zwei Tage nicht im Büro sind, können schnell 10.000,– € und mehr ausmachen. Auch ein guter Trainer ist sein Honorar wert. Falsch ist es jedenfalls, dann beim Seminarhotel zu sparen und billig einzukaufen. Das kann dazu führen, dass die Gruppe demotiviert ist und nicht in eine richtige Lernstimmung kommt.
Die Wahl einer passenden Seminarlocation ist (fast) genauso wichtig wie die Auswahl des passenden Trainers.
